2012年04月

2012年04月30日00:39

カテゴリ: 誰でもできる小さな業務改善

書庫のファイル管理は斜めラインで！

<管理職からの質問>

　書庫にファイルを保管しているのですが、場所が一定しておらず、よく探し回ることがあります。また、書庫のファイルは重要書類なので欠けていると困るのですが、今は揃っているのか欠けているのかさえもわからない状態です。なにか良いアイデアはありませんか？

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<解説>

　ファイルが一定の順番に並んでいる、ファイルがきちんと返却されているかを一目でわかるようにするには、右図のようにファイルの背にラインを引くというアイデアがあります。

　このとき“斜め”にラインを引くというのがコツです。

　順番が違っているとラインがぐちゃぐちゃになりますし、ファイルが欠けているときれいにラインがつながりません。

　これであれば、遠くからでも一目でチェックができるでしょう。

　また、ラインは色や幅を変える、形を変えたりするとかなりのバリエーションになりますので、工夫を凝らしてください。

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<ポイント>

　ファイルが一定の順番に並んでいる、ファイルがきちんと返却されているかを一目でわかるようにするには、一連のファイルの背に斜めにラインを引くとよいでしょう。

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2012年04月24日00:39

カテゴリ: 職場のマネジメント

「ありがとう」は褒めにつながる第一歩

<管理職からの質問>

　先日のblog『上司は褒めたつもりが、部下は褒めてもらっていると感じていない』を読みました。

　自分にも思い当たる節がありますが、褒めようとするとどうもぎこちなくなってしまいそうです。自然にできるようになるにはどうすればよいでしょうか？

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<解説>

　褒めることに慣れていない方は、「頭ではわかっていてもどう言葉に出してよいかわからない。不自然になってしまう」という声を聞きます。褒めることが何か一大事のようになってしまっているのでしょう。

　そんなに大げさに考える必要はありません。まず「ありがとう」または「サンキュー」と言ってみることから始めればいいのです。この言葉も使っているようですが、実際のところあまり耳にしません。

　職場ではありませんが、お店で買い物をしたときに「ありがとう」と言っているお客がどの程度いるでしょうか？　残念ながら殆ど見かけません。こちらはお客なので偉そうにして当たり前という姿勢ではなく、買わせていただいたという感謝の気持ちを持って「ありがとう」と一言伝えましょう。その練習から始め、次に職場で使ってみましょう。

　部下が今までと何か違うなぁという表情になれば成功です。

　このステップが踏めれば、その後は相づちを打つ、質問する、そしてまた感謝する＝褒めるということを繰り返していけばいいのです。

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<ポイント>

　部下を褒める習慣がついていない管理職は、まず「ありがとう」「サンキュー」という言葉を声に出してみましょう。その練習は、外で買い物した後に店員に向かって「ありがとう」と言ってみるのがよいでしょう。

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2012年04月23日00:39

カテゴリ: 職場のマネジメント

データで見る！若い女性の定着を図るには、仕事と家庭の両立支援策が必須

<管理職からの質問>

　20歳代後半の女性が部下にいますが、かなり優秀なのでとても期待をしています。この部下を定着させて、能力を存分に発揮してもらいたいと考えているのですが、どのような準備をしておけばよいでしょうか？

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<解説>

　独立行政法人労働政策研究・研修機構の「若年者の離職理由と職場定着に関する調査」によると、求職者からみたものですが、若年者の定着に必要な対策について「休日をとりやすいようにする」がもっとも多く、その次に「仕事と家庭の両立支援策を充実させる」となっています。

　若年者がプライベートな時間や家庭をいかに重視しているかがわかります。

　特に子育てへの不安や悩みを強く感じているのでしょう、多くの女性が仕事と家庭の両立の充実を求めていることがデータに顕著に表れています。会社として、両立支援対策に真剣に向き合わなければ優秀な人材は確保できず、又は社員が流出していくことになるでしょう。

　会社だけではなく、職場としてもどのような対策や工夫ができるのかを予め考えておくことが大事です。

　例えば、臨時社員の期間雇用、派遣社員の利用、労働時間の短縮又は時差出勤、出勤日の一部免除、特定日のみの出勤、年休の時間単位取得、業務の見直し又は改善、職場の意識改革、地域の子育て支援サークル等に関する情報提供、子どもの健診や予防接種、行事がある日の休暇の最優先利用、保育手当（保育園利用補助手当）、ベビーシッター手当などが挙げられます。その他にも工夫はもっと考えられるでしょう。

　子育ての不安や悩みを解消し、職場で能力を存分に発揮してもらうには、まず社員と会社や職場の双方がよく話し合い、お互いできることを考え出すなど協力することが大事です。その環境づくりをしておいてください。

　なお、少子高齢化対策では政府も子育て支援に積極的です。助成金なども活用しながら、会社ぐるみ、職場ぐるみで子育ての応援をしましょう。

　育児に関する助成金・給付金～仕事と家庭の両立支援に取り組む事業主等のみなさまへ

　http://www.mhlw.go.jp/seisakunitsuite/bunya/kodomo/shokuba_kosodate/ryouritsu01/index.html

　若年者の離職理由と職場定着に関する調査

　http://www.jil.go.jp/institute/research/2007/036.htm

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<ポイント>

　若手の女性社員の定着化対策には、仕事と家庭の両立支援、特に子育て支援は必須です。会社や職場としてできる工夫を考え、社員とともにお互いが協力し合える雰囲気づくりをしておきましょう。

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2012年04月19日00:39

カテゴリ: 誰でもできる小さな業務改善

使いたいものがすぐに見つけられない

<管理職からの質問>

　備品棚がいくつかあるのですが、中の備品がごちゃごちゃに混ざっており、使いたいものがすぐに取り出せません。探し物が見つからないので、イライラしている部下もいます。どうしたらよいでしょうか？

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<解説>

　１つの棚や引き出しの中のスペースが大きいと、いろいろな物が混ざり合って、ごちゃごちゃになってしまいます。その結果、大きな物の下に小さな物が隠れてしまったり、反対に大きな物でもその上に小さなものをたくさん重ねてしまうと見えなくなってしまいます。

　また、ある物を探すときに、他の物をあれこれ動かすとその度に位置が変わってしまい、毎回探す作業をしなければならなくなります。例え1回あたりの探す時間が短かったとしても、毎日毎日のそれを積み重ねてみると相当な時間数になってしまいます。さらに、上手く探し出せなければ、イライラしてしまうこともあるでしょう。

　このように整頓できていないと、よいことはありません。

　これを改善するには、引き出しに仕切り板を立てたり、小さな収納ケースを利用して物を“分ける”ということをすると良いと思います。そのときの基準は、物の大きさや種類、使う頻度が良いでしょう。現在は、百均ショップでいろいろなグッズが売っていますので、活用してみてはいかがでしょう。

　『分けることは、わかること』とは、上手く表現したものです。覚えておいてください。

　整頓することで、必要のないものや収納する場所が間違っているもの、中には壊れて使えないものまで出てきますので、整理することにも役立つでしょう。　実際には、半分以上の物を捨ててしまうこともよくあります。
　皆さんの引き出しや棚の中はどうですか？そっと開けて見てみましょう。

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<ポイント>

　ごちゃごちゃになっている引き出しから物を探す作業をなくすには、仕切りなどをして物の大きさや種類、使う頻度に応じて区分けするとよいでしょう。『分けることは、わかること』

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2012年04月12日00:39

カテゴリ: 職場のマネジメント

上司は褒めたつもりが、部下は褒めてもらっていると感じていない！

<管理職からの質問>

　私の部下はよく頑張ってくれているのでとても頼りになりますが、部下から「上司が褒めてくれない」という不満の声が聞こえてきます。私としては褒めているのですが、上手く伝わっていないようです。部下はどう感じているのでしょうか？

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<解説>

　日本生産性本部の「日本の課長と一般社員　職場のコミュニケーションに関する意識調査」で興味深い結果が出ています。

　90.4％の課長が部下を褒めていると答えているのに対し、部下は「上司があなたを褒める方だ」と答えたのは49.9％しかおらず、「褒めない方だ」と答えたのは48.0％にも上っています。

　上司は褒めていいるつもりでも、部下には伝わっていません。上司は、もっと褒めることを意識しなければばりませんね。ちょっとしたことでも「ありがとう」「助かったよ」と一言添えましょう。

　日本生産性本部の「日本の課長と一般社員　職場のコミュニケーションに関する意識調査」

　http://activity.jpc-net.jp/detail/mdd/activity001337.html

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<ポイント>

　上司は褒めたつもりですが、部下は褒めてもらっていると感じていません。上司は、もっと褒めることを意識しなければなりません。

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<他事例から学ぶ>

　食卓で妻が「料理を美味しいと褒めてくれない」と愚痴をいい、夫が「美味しいと言っているよね」と文句を返す光景はよくあります。夫はもっと美味しいと言わなければ伝わらないということですね。

　反対に、妻の方も夫をもっと褒めることが必要でしょう。お互いさまです。

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2012年04月11日00:39

カテゴリ: 職場のマネジメント

退職理由の「家庭の事情」はウソ！

<管理職からの質問>

　今年度末は退職者が予定以上となりました。業務にも支障が出ますので、慰留したのですが「家庭の事情」でと言われてしまい、やむなく承諾するしかありませんでした。職場として離職防止を図っていかなければいけないのですが、どうすればよいでしょうか？

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<解説>

　「家庭の事情」という申出で退職する従業員は多いのですが、それは本当の理由ではありません。

　独立行政法人労働政策研究・研修機構の「若年者の離職理由と職場定着に関する調査」によると、企業側が家族の事情を離職理由の１位(40.8％)と考えているのに対して、従業員側は2.9％しかありません。あまりにも違い過ぎるこのギャップには驚かされます！

　従業員の離職防止を検討しようとするのであれば、本当の離職理由をつかまなければなりません。ちなみに、同調査では、従業員側の離職理由としては、「仕事のストレスが大きい」で39.3％。次いで、「給与に不満」(35.4％)、「労働時間や休日・休暇に不満」(34.7％)、「仕事がきつい」(26.8％)、「職場の人間関係が上手くいかない」(24.0％)となっています。離職防止対策を考えるには、これらを踏まえた対策が必要です。

　「若年者の離職理由と職場定着に関する調査」

　http://www.jil.go.jp/institute/research/2007/036.htm

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<ポイント>

　従業員の「家庭の事情」という離職理由は真意ではありません。「仕事のストレスが大きい」、「給与に不満」、「労働時間や休日・休暇に不満」「仕事がきつい」「職場の人間関係が上手くいかない」という割合の多いことが調査結果からわかりますので、離職防止対策を考えるには、これらを踏まえた対策が必要です。

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<他社から学ぶ>

　「家庭の事情」で退職した従業員が、隣の町の同業他社で翌月から働いていたということはよく聞く耳にします。明らかに「家庭の事情」ではなく、前の会社に嫌気をさしたのでしょう。

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2012年04月04日00:39

カテゴリ: 医療・福祉

介護職員処遇改善加算制度で職員の資質を上げるための研修計画・実績表の書き方（例）

＜お知らせ＞

YouTube『病院のパワハラ防止研修』〜チーム医療を阻害するパワハラ防止

こちらもご覧いただき、研修の勘所をつかんでください。（約３分20秒の動画です。）

～ ↓本題～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～

　
<管理職からの質問>

　介護職員処遇改善加算制度の加算要件に、職員の資質を上げるために研修の実施又は研修機会の確保が求められているのですが、職場で役に立つ研修計画表はどのように作ればよいでしょうか？

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<解説>

　平成24年度の介護報酬の改定で、それまで別建てであった「介護職員処遇改善交付金」が介護報酬の中に組み込まれ、「介護職員処遇改善加算」という加算制度になりました。

　その加算要件の中に次のような基準が設けられています。

　「介護職員処遇改善加算」------------------------------------------

　（７）次に掲げる基準のいずれかの基準に適合すること。

　①次に掲げる要件の全てに適合すること。

　ａ　介護職員の任用の際における職責又は職務内容等の要件（介護職員の賃金に関するものを含む。）を定めていること。

　ｂ　ａの要件について書面をもって作成し、すべての介護職員に周知していること。

　②次に掲げる要件の全てに適合すること。

　ａ　介護職員の資質の向上の支援に関する計画を策定し、当該計画に係る研修の実施又は研修の機会を確保していること。

　ｂ　ａについて、全ての介護職員に周知していること。

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　いわゆる、①キャリアパスタイプ、②資質向上タイプといわれています。

　今回は②の資質向上タイプのうち、研修計画表の作り方と実施後の実績の書き方を考えてみましょう。

　研修計画・実績表には、まず研修全体の年度目標を掲げておきます。

　次に、「研修テーマ」「(これまでの)実績又は現状」「目標」「実施計画(日程)」「研修対象(者)」などを予め明確にしておきましょう。特に「(これまでの)実績又は現状」や「目標」は、多くの事業所で書かれておらず、明確になっていません。研修を実のあるものにしようとするのであれば、きちんと考えておかなければなりません。

　そして、研修実施後は、研修記録を確実に取ってください。誰が研修に出席し、どのような感想や意見があったのかを把握しておかなければなりません。また、それらから「出席者(数)」と「実施後評価」を簡単にまとめておきましょう。

　最後に、1年間のまとめとして「年度評価」、それを踏まえて「次年度の課題」も簡単にまとめておいてください。

　もう、おわかりですね。そう、研修においても“ＰＤＣＡ”を回すのです。

（表のＰＤＦダウンロード）

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<ポイント>

　研修計画には、　■１．年度の研修目標を簡単に表現し、　■２．「研修テーマ」ごとに「(これまでの)実績又は現状」「目標」「実施計画(日程)」「研修対象(者)」を記入します。　■３．実績には「「出席者(数)」と「実施後評価」を簡単にまとめ、さらに　■４．「年度評価」で総括し、「次年度の課題」を明確にしておきましょう。

　
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YouTube『病院のパワハラ防止研修』〜チーム医療を阻害するパワハラ防止

こちらもご覧いただき、研修の勘所をつかんでください。（約３分20秒の動画です。）