<管理職からの質問>
社内便の仕組みを使って、他部署の者へ書類や資料などを届けているのですが、時々書類が届いていないということが起きています。詳しく調べてみると相手には届いてのですが、他の社内便と一緒にしていたり、他の書類に紛れ込ませていたりしています。相手にも注意を促してはいますが、なにかよい工夫はないでしょうか？～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
<解説>
ある部署の従業員から他部署の特定の従業員へ、書類や小さな物を届けようとする場合、社内便という仕組みを使っている会社が多いのではないでしょうか。 例えば、角２サイズの封筒を利用して、そこに発信者名と宛先名を書き込み、社内の通信担当者を経由して書類等を届けるという、いわゆる社内郵便システムです。
封筒は、複数回も利用できるように宛名欄を表形式で何行か作って貼り付けておき、書類等を受け取ったら二重線を引いて受取が済んだことをわかるようにしておきます。
社内便には基本的に速達という仕組みはありませんので、どの郵便物も相手先に届く時間は一緒です。しかし、特に至急で確認してもらいたい書類等がある場合は、図のように封筒の色を赤色に変えておくとよいでしょう。それを社内共通のルールにしておけば、受け取った側も即座に確認するようになります。
ただし、至急通信用の封筒を安易に使わないようにしておかなければなりません。急ぎでもないものを赤の封筒に入れることが何度も続きそれが当たり前になってしまうと、本当に至急のものかどうかがわからなくなってしまいます。
また、いくら至急だといっても、受け取る側の立場に立って書類を作成し、又は届けるようにしなければなりません。期限が直前に迫っており、受け取った者が判断する時間が取れないような届け方はやってはいけません。
重要な書類についても同様に考えるよいでしょう。
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<ポイント>
至急の書類や重要な書類を社内便で送るときは、赤色の封筒を利用するなど他の郵便物と同じではないという区別をつけるとよいでしょう。「色」はいろいろ活用方法あり。
