<管理職からの質問>
以前教えてもらった記録シートを使おうとしているのですが、思うように書けません。各欄にはどのようなことを書けばよいのか、具体例を挙げて教えてもらえますか。
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<解説>
部下の行動記録をとる必要性は頭ではわかっておられると思いますが、実際となるとなかなかとれないものです。でも、少しずつでも身に付けていくよう習慣化しましょう。
では、記録シートの各欄の説明をした上で、具体例を挙げますので参考にしてください。
「主な課題」…今期の部下の主な課題を書きます。期首(評価期間の初め)に上司と部下とが話し合って設定した課題でなければなりません。これ以外の課題を挙げる場合は、特別な事情があって、部下にも了解が得られている必要があります。
「進捗状況」…この箇所は、確認の時点における部下の課題に対する進捗状況を書く箇所です。客観的に把握できる状況を書きましょう。よって、上司の意見や要望を書く箇所ではありませんので注意してください。
「上司の指導支援」…上司の指導や支援した内容を書きます。部下の課題への進捗状況を確認した上で、不十分なところや修正が必要な内容を具体的に挙げて、今後どのようにすべきかその方向性を示します。また、期待通りの成果をあげている場合は、残りの期間の留意すべき事項などを示して、引き続き取り組ませます。
■■Ａ従業員の指導記録(具体例)■■ 添付図を参照ください
「主な課題」…
Ｘチームを率いて新企画提案を年間12件以上、商品開発会議に上げ、優秀評価を半数以上とる。
「進捗状況」…
・新企画提案に向けての検討会議を月平均1.5回開き、リーダーシップをとっている。
・商品開発会議への新企画提案は4か月経過時点で3件と予定の75％程度である。
・提案した件数のうち優秀評価は2件と半数を上回っている。
「上司の指導支援」…
・検討会議でリーダーシップを取っているものの開催回数が少ないため、スケジュール調整の方法と時間の使い方をアドバイスした。また、必要があれば部署として勤務調整をするので申し出るように伝えた。
・新企画提案が予定数を下回っているので、企画の目の付け所や提案書の効果的なまとめ方について指導した。
・優秀評価を得た企画について、どの点の評価が高かったのかを伝え、今後の参考にさせた。
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<ポイント>
記録の取り方で「主な課題」「進捗状況」「上司の指導支援」をごちゃごちゃにせずに、きちんと分けて書きましょう。これが評価分析の元になります。コメントを書くときにも参考になります。
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<他社に学ぶ>
ある会社で管理職から話を聞いていると、期首に設定した「主な課題」を勝手に変えてしまっていました。確かに、年度途中で新たなプロジェクトが立ち上がったり、計画していたものが大きく変更になったりすることもあるでしょう。しかし、部下が頑張って取り組んでいるものを勝手に挿げ替えてしまうと、評価のときには当然部下の評価は悪くなります。これでは部下はやってられません。期首の課題が変わるのであれば、必ずその旨説明して了解をとっておくことがルールです。
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以前教えてもらった記録シートを使おうとしているのですが、思うように書けません。各欄にはどのようなことを書けばよいのか、具体例を挙げて教えてもらえますか。～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
<解説>
部下の行動記録をとる必要性は頭ではわかっておられると思いますが、実際となるとなかなかとれないものです。でも、少しずつでも身に付けていくよう習慣化しましょう。では、記録シートの各欄の説明をした上で、具体例を挙げますので参考にしてください。
「主な課題」…今期の部下の主な課題を書きます。期首(評価期間の初め)に上司と部下とが話し合って設定した課題でなければなりません。これ以外の課題を挙げる場合は、特別な事情があって、部下にも了解が得られている必要があります。
「進捗状況」…この箇所は、確認の時点における部下の課題に対する進捗状況を書く箇所です。客観的に把握できる状況を書きましょう。よって、上司の意見や要望を書く箇所ではありませんので注意してください。
「上司の指導支援」…上司の指導や支援した内容を書きます。部下の課題への進捗状況を確認した上で、不十分なところや修正が必要な内容を具体的に挙げて、今後どのようにすべきかその方向性を示します。また、期待通りの成果をあげている場合は、残りの期間の留意すべき事項などを示して、引き続き取り組ませます。
■■Ａ従業員の指導記録(具体例)■■ 添付図を参照ください
「主な課題」…
Ｘチームを率いて新企画提案を年間12件以上、商品開発会議に上げ、優秀評価を半数以上とる。
「進捗状況」…
・新企画提案に向けての検討会議を月平均1.5回開き、リーダーシップをとっている。
・商品開発会議への新企画提案は4か月経過時点で3件と予定の75％程度である。
・提案した件数のうち優秀評価は2件と半数を上回っている。
「上司の指導支援」…
・検討会議でリーダーシップを取っているものの開催回数が少ないため、スケジュール調整の方法と時間の使い方をアドバイスした。また、必要があれば部署として勤務調整をするので申し出るように伝えた。
・新企画提案が予定数を下回っているので、企画の目の付け所や提案書の効果的なまとめ方について指導した。
・優秀評価を得た企画について、どの点の評価が高かったのかを伝え、今後の参考にさせた。
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<ポイント>
記録の取り方で「主な課題」「進捗状況」「上司の指導支援」をごちゃごちゃにせずに、きちんと分けて書きましょう。これが評価分析の元になります。コメントを書くときにも参考になります。～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
<他社に学ぶ>
ある会社で管理職から話を聞いていると、期首に設定した「主な課題」を勝手に変えてしまっていました。確かに、年度途中で新たなプロジェクトが立ち上がったり、計画していたものが大きく変更になったりすることもあるでしょう。しかし、部下が頑張って取り組んでいるものを勝手に挿げ替えてしまうと、評価のときには当然部下の評価は悪くなります。これでは部下はやってられません。期首の課題が変わるのであれば、必ずその旨説明して了解をとっておくことがルールです。この投稿記事が参考になりましたら、次のボタンを押していただけると嬉しいです。ご協力お願いします。
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