人事コンサルタント鷹取が贈る「人事評価・労務管理・人材育成」入門

◆部下の人事評価・労務管理・職場のマネジメントに必要な考え方やツール、情報をピックアップしてお届けします。 ◆特に、医療・福祉分野の方向けにまとめていますが、一般企業の方にもぜひ参考としていただければ幸いです。 ◆担当は、人事総務部サポーター・現場管理職サポーターでアンガーマネジメント・ファシリテーターの『人事コンサルタント鷹取 人事マネジメント研究所 進創アシスト 代表』より。 【無断転載・無断複写禁止】

5S

5Sで期待できる効果~その2

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 5Sの考え方や必要性がわかりました。部下に5Sを実践させることにしますが、その他に注意すべきことがありますか?
 
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<解説>
社労士 以前(「5Sとは」で)「5Sで期待できる効果」として、効率・質・安全の3つの向上を挙げましたが、職場で組織的に5Sに取り組むことで、次のような別の効果も期待できます。
5Sで期待できる効果~その2 
1.考える力がつく
・知恵を働かし、工夫をする力がつく
・次の人や相手のことを考える力がつく
  相手や周囲の人のことを考えられるようになる
  後工程はお客様の考え方が身につく

2.自主性や実践力がつく
  現場を改善していくきっかけが、自主性や実践力を育む

3.チームワークの向上につながる
 
 これらは上司や先輩達からの指導があってはじめて身につき、効果が出てくるものです。ただ単に5Sをやれというだけではダメです。言葉を変えて言えば、5S実践の成否は上司や先輩達からの指導が行われるか否かということです。5Sが上手く進まないのであれば、自らの指導を振り返ってみましょう。
 なお、5Sに職場で初めて取り組むときに管理職も経験が十分でない場合は、部下と一緒になって考えたり、実践してみたりしてみてください。そのときに結果も大事ですが、それ以上に「次の人のことを考えること」「実践してみること」「チームのために頑張ること」 この3点を指導することを心がけてください。この考え方を継続すれば、5Sのテクニック的な部分は後から自然についてくるでしょう。
 
(PDFダウンロード)
 
 
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<ポイント>
! 5Sに取り組むことで、1.考える力がつく、2.自主性や実践力がつく、3.チームワークの向上につながるという効果も期待できます。そのためには上司や先輩達からの指導がなければいけません。
 
 
   
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5Sができていないときの潜在的な危険

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 5Sの考え方はよくわかりましたが、従業員に実践させるにはかなり労力と時間が必要だと思います。そこまでしなくてはならないのでしょうか?
 
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<解説>
社労士 5Sを実践するには、繰り返し教育をし、指導を行なわなければなりません。かなりの労力と時間が必要となることは間違いありません。しかし、それだけのことをする以上の効果があると思います。例えば、次のようなことは職場でよく起きているのではないでしょうか。
 
1.書類が整理されていない(新旧の書類が交ざっている)
→間違った書類に記入する可能性がある
 書き直しが必要となり、時間が取られる
 
2.必要な書類がすぐ取り出すことができない
→書類を探す時間がかかり、仕事に余裕がなくなる
 その結果、急いでやるためミスを起こしてしまう
5Sが出来ていない時の潜在的危険 
3.通路などに不要なものが置かれている
→お客様や職員が転倒する可能性がある
 ケガをした場合、治療費を負担したり、お客様の場合は損害賠償を求められたりすることがある
 評判が下がる
 対応に時間が取られ、ストレスになる
 
4.使用していない材料が保管されている
→本来使ってはいけない材料を間違って使う
 場合によっては、身体に影響を及ぼすことになる
 
5.仕事のやり方やお客様への対応方法がバラバラである
→標準が定まらないため、結果が読めない。お客様からは不満の声がでる
 
 このようなことが日常的に繰り返されていると、それに対応する時間は膨大なものになります。また、仕事の質そのものが悪くなり、お客様からの信頼性が低下してくるでしょう。
 
 (PDFダウンロード)

 
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<ポイント>
! 5Sを実践するには、繰り返し教育をし、指導を行なわなければなりません。かなりの労力と時間が必要となることは間違いありませんが、しかし職場に5Sが定着すれば、ひじょうに大きな効果がもらたされます。
 
 
  
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躾のポイント

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 5Sの最後「躾」について教えてください。
  
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<解説>
社労士 5Sで言う「躾」は、決められたことをいつも正しく行なうことです。
 
①「整理・整頓・清掃・清潔」の取り決め
 「整理・整頓・清掃・清潔」で取り決めてきたことを、いつも、正しく行なわせてください。
 
②職場の規則やルールなど
 ①だけではなく、組織人として職場の規則やルールなどを、常に守らせることも当然です。そのためには、規則・ルール違反があったときに相互に注意・指導しあえる関係づくりにも努めてください。
 ・職場の規則やルール,マニュアル,手順書などの理解と遵守
 
③職場での礼儀・マナー
 社会人として求められる礼儀やマナーについても、いつも、適切に行なわせてください。
 ・正しい挨拶や言葉遣い
 ・社会人として相応しい身だしなみ
 ・その場に適した応対(お辞儀や会釈、マナー)
 
※管理職の率先垂範
 ①~③の指導や教育を行うには、まず管理職であるあなた自身が率先垂範し、部下の見本とならなければいけません。また、部下の躾をするためには「認める」「褒める」「励ます」「指導する」「注意する」これらを上手く使い分けて、指導・教育し、実践を繰り返させることが大事です。

 

 
 (PDFダウンロード)

 
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<ポイント>
! 5Sで言う「躾」は、①「整理・整頓・清掃・清潔」で取り決めたこと、②職場の規則やルール,マニュアル,手順書など、③職場での礼儀・マナーを、いつも、正しく行なわせることです。そのためには、管理職が率先垂範して部下に見本とならなければいけません。

 
 
  
  
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清潔のポイント

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 5Sにおける清潔のポイントを教えてください。
 
 
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<解説>
社労士 ここで言う清潔とは、手を洗いましょうというようなこととは違います。
 定義でも書きましたが、「整理・整頓・清掃の3Sを維持すること」です。
 
清潔のポイント そのための工夫を説明しましょう。
■小さな3S、簡単な3Sを実践する
 大がかりな取り組みだけが3Sではありません。モノを元のところに戻す、テプラを貼って場所の位置を明確にするなどのちょっとした取り組みも3Sと考えてもらうといいでしょう。職員の皆を巻き込んでください。チリも積もれば山となります。

■3Sを続ける
 継続は力なりです。そのためには3S推進者を作って、順番に担当させるとよいでしょう。

■定期的に3Sを振り返り、評価する
 以前と比べて3Sが進んだら、よい状態が維持できたら成果としてきちんと認めましょう。
 しかし、不十分なところがあれば、それは反省点として確認し、次の取り組みにつなげてください。
 
 
(PDFダウンロード)

 
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<ポイント>
! 5Sで言う「清潔」は整理・整頓・清掃の3Sを維持することで、そのポイントは①小さな3S、簡単な3Sを実践すること、②3Sを続けること、③定期的に3Sを振り返り、評価することです。

 
 
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清掃のポイント

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 清掃は、職場をきれいに掃除しておくことと考えていましたが、整理・整頓の説明を聞くとそれ以上に理解しておかなければならないことがあると思いますので教えてください。
 
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<解説>
社労士 清掃は「身の回りや職場のものをきれいにしておき、いつでもすぐに使えるようにすること」と定義でも書きましたが、ただ身の回りをきれいにしておくだけではなく、職場のものをきれいにし、その状態を保ち、そしていつでも清掃のポイントすぐに使えるようにしておくことが大事なのです。
 
 清掃をすることによって狙う効果としては、
 ■お客様に良い印象を与える
 ■作業の効率性や安全性を高める
 ■衛生面状態を保つ
 ■管理状態の異常を発見する
 ■機器や什器、設備の故障を未然に防ぐ
ということが挙げられます。

 
 清掃を実践するためには、
 ■誰でもがゴミを拾う、汚れていたら拭く習慣をつける
 ■作業が終わったらすぐ清掃する(元の状態に戻す)
 ■日常点検・日常清掃のやり方を決めて、必ず行なう
 ■清掃担当場所を決めて、必ず行なう
ということを徹底しなければなりません。
 

 このとき5Sの実践が従業員の身についていなければ、管理職が率先して手本になって行うことが必要です。指示するばかりで上司が動かなければ部下も動きません。上司が言葉だけなら、部下も「わかりました」という言葉だけに終わってしまいます。

(PDFダウンロード)
 

 
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<ポイント>
! 清掃は、ただ身の回りをきれいにしておくだけではなく、職場のものをきれいにし、その状態を保ち、そしていつでもすぐに使えるようにしておくことが大事なのです。汚れたり埃のかぶった機械や工具、書類を使うのと、きれいなものを使うのとでは、どちらが気持ちよく使えますか?と考えてください。
 
 
 
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整頓のポイント

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 「整頓」は、資料や物品をきれいに並べておくことだと思いますが、その考え方でよいでしょうか?
 
 
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<解説>
社労士 「整頓」は、お店で商品を見栄えよく並べておくディスプレイとは違います。
 
 「整頓」で、まずポイントとしなければいけないことは、作業の効率性です。
5S_seiton_point 誰もが、どこに、何があるか、すぐに分る、すぐに取り出せるという置き方になっていることが大事です。そのためには、
 ■ わかりやすいように、ものの置き場所を決める
 ■ 取り出しやすいように、ものの置き方を決める
 ■ 使った後は元の場所へ戻せるように、すべてのものに表示をする
の3つを決めて取り組んでください。
 このことから、「整頓」は、作業の効率性を重点においた目で見る管理とも言われています。

 また、「整頓」の取り組みが後戻りしないように、
 ■ 「整頓」の前・後の写真をとり、簡単に確認できるところに掲げておくという工夫をしてみるとよいでしょう。
(PDFダウンロード)

 
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<ポイント>
! 「整頓」は、商品を見栄えよく並べておくディスプレイとは違います。
 誰もが、どこに、何があるか、すぐに分る、すぐに取り出せるという置き方になっているということです。


 
 
  
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整理のポイント

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 職場で、5Sに取り組もうと思いますが、まずは「整理」ということについて改めて勉強したいので教えてください。
 

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<解説>
社労士 では、「整理」に取り掛かるときのポイントを確認してみましょう。
 5S_seiri_point
 職場にある書類や材料、器具、什器備品などの整理の仕方は右表のようにするとよいでしょう。(PDFダウンロード)
 
 
また、次のようなことも実践してみてください。
 
■机の引き出しや書類棚などの中の物を一旦すべて出してください。そして、必要な物だけをしまうようにしましょう。
 なんと、必要のない物がた~くさん出てくるか、よくわかります!

 
■「きっとそのうち使うだろう」という考えは止めてください。
■同じようなものを置かない(買わない)ようにしましょう。
  新しいものを買わずに、今あるものでなんとか代用する工夫を考えてください。
■物品や備品を個人専用の物にしたり、私物を持ち込んでいませんか。それらは会社のものですから、共通物にしましょう。
 
■あれもこれもと一度にたくさんの整理に取り掛かってはいけません。まずは、ここだけと決めて行ってください。
 
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<ポイント>
! 「整理」は、要るものと要らないものをハッキリ分けて、要らないものをなくすことです。手っ取り早い方法としては、一旦引き出しや棚の中の物をすべて出して、必要なものだけをしまうようにしてください。
 
 
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<他社に学ぶ>
他社から学ぶ 病院の外来処置室にある棚の整理をしたところ、保管しておかなければいけないものが半分程度にまで減りました。また、書類や資料類は3分の1ぐらいにまで少なくすることができ、これまでなんと多くの不要なものを置いていたかを実感してもらいました。
 
 
    
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5Sとは

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 最近、職場で必要な書類が見つからないことが多くて困っています。整理整頓ができていないことが原因です。そこで、整理整頓に取り組もうと考えているのですが、ある先輩から5Sという活動があるよと教えてもらいました。2Sが整理整頓であることは知っていたのですが、5Sとは何でしょう? 
 
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<解説>
社労士まず、5Sとは
 ・整理(Seiri)
 ・整頓(Seiton)
 ・清掃(Seisou)
 ・清潔(Seiketsu)
 ・躾(Shitsuke)
これらの日本語の頭文字につくSが、5項目あることから来た言葉です。


5Sの定義それぞれの言葉は右表のように定義づけられています。
(PDFダウンロード)


なお、5Sに取り組むことことで、次のような効果が期待できると言われています。
 1.効率の向上
  さがす手間が減る(時間が少なくなる)
  作業のリズムが良くなり、気持ちよく仕事ができる

 2.質の向上
  仕事上のミスが減る
  業務の質が良くなり、お客様へのサービスにつなげられる

 3.安全の向上
  不安全行動・状態が解消され、安全が確保される
  事故が減少する

 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<ポイント>
! 5Sの言葉の意味と定義を知り、5Sに取り組むことで得られる効果を確認しておいてください。
 
 
 
 
    
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