<管理職からの質問>
管理職の困った顔 会議が時間通りに終わらず非効率的で、また発言が少なく結論が出ない状態になっていて困っています。どのような工夫をしたらよいでしょうか?
 
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<解説>
社労士 会議が予定の時間内に終わらず延々と続いてしまったり、発言が少なく結論が出ないなど非生産的な場合、その原因はいくつか考えられますが、その一つとして会議で使用する資料を、会議の時間に配っていることが挙げられます。
 
会議の資料配布の時期 会議のときに資料を配れば、当然参加者はそこから資料に目を通し始めます。その時間が勿体ないのです。
 例えば、出席者10人が資料を確認するのに各自5分を費やしたとしましょう。会議の時間はそれだけで5分短くなります。質問などし始めたら、もっと短くなるでしょう。
 また、総時間数にしてみれば10人×5分=50分も無駄にしていることになるのです。
 
 さらに、資料を見てすぐに意見や発言できる人ばかりならいいのですが、頭の中で意見を組み立ててからでないと発言ができない人の場合、会議中にまとめきれなくて一言も意見を言わないということもよくあることです。
 
 その他に、会議の時間に資料を配っているケースでは、会議そのものの目的や出したい結論が不明瞭なまま会議室に集合していることが多いのが実態です。短時間で効率よく、生産的な意見を出し合うには、あらかじめ出席者一人ひとりが自分なりの提案や結論などを準備して臨むことが大事です。
 
 そのためには、少なくとも会議の前日には資料を作成し終えて、事前に配布しておきましょう。(会議の内容によっては、もっと早めに資料作成を終えておいた方がよいこともあります。)
 
 ところで、資料を前日に作成し終えて、事前に配布しておくことに対して、準備がたいへんだという考えを持っている管理職や準備担当者がいますが、会議時間のギリギリまで資料作成していたからといって、良いものが出来上がるわけではありません。出来栄えは変わりません。いや、前日までに配布できるよう計画的に準備をしている方が出来栄えはよいものになっていることが多いのです。
 
 
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<ポイント>
! 会議の資料は、少なくとも前日までに準備して、出席者に配布し、会議までにあらかじめ確認しておいてもらいましょう。また、会議で提案したいことや出したい結論などもあらかじめ自分なりにまとめてきておいてもらうようにしてください。
  
 
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