人事コンサルタント鷹取が贈る「人事評価・労務管理・人材育成」入門

◆部下の人事評価・労務管理・職場のマネジメントに必要な考え方やツール、情報をピックアップしてお届けします。 ◆特に、医療・福祉分野の方向けにまとめていますが、一般企業の方にもぜひ参考としていただければ幸いです。 ◆担当は、人事総務部サポーター・現場管理職サポーターでアンガーマネジメント・ファシリテーターの『人事コンサルタント鷹取 人事マネジメント研究所 進創アシスト 代表』より。 【無断転載・無断複写禁止】

目標設定

面談スケジュールはあらかじめ決めておき、守る

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標設定面談のスケジュールは決めておいた方がよいのでしょうか? また、決めておいたときに、予定時間を超えてしまうことが予想される部下がいるのですが、そのときはどうすればよいのでしょうか?
 
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<解説>
社労士 目標設定面談だけではなく、中間面談、期末評価面談なども含めて、面談を行なう場合はスケジュールをあらかじめ決めておき、それを守るようにしてください。「(上司が)急に時間が空いたから、今からAさん面談しましょ面談スケジュールは決めておくう」といった、その場の思いつき、場当たり的なやり方では、効果的な面談にはなりません。
 
 また、1人あたりの面談時間もあらかじめ決めておき、守ってください。1人あたり30分~1時間程度の職場が多いようです。時間が短いと十分な意志疎通が図れませんので、少なくとも30分は確保してもらいたいものです。
 
 部下からたくさんの意見や要望が出る場合、決めた時間内に終わらず、超過してしまうことも考えられます。しかし、時間を超えてしまうと、次に待っている部下のスケジュールがズレてしまいます。仕事にも影響することも考えられますので、時間を守るように努めてください。そのためには、面談前の準備が大切です。
 
 どうしても時間内に終わらないということであれば、一旦中断し、第2回目の面談を計画するとよいでしょう。部下の話を一方的に断ち切ってしまうのもよくありませんし、第1回目の部下の話を改めて冷静に振り返る時間にもなります。もちろん、その時も再度事前準備を行なってから面談に入ってください。
 
 
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<ポイント>
! 面談を行なう場合はスケジュールをあらかじめ決めておき、1人あたりの面談時間も守るようにしてください。そのためには、事前準備が大切です。どうしても超過する場合は、一旦中断し、第2回目の面談を予定してください。
 
 
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目標設定面談の進め方

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標設定における実際の面談の具体的な進め方を教えてください。
 
 
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<解説>
社労士 目標設定面談の進め方は、次のようにします。
 
①アイスブレイク
 ・日頃のねぎらいを感謝し、緊張をほぐすようにします。特に、新入社員や経験の浅い社員には丁寧に行ってください。反対に、ベテランで上司と日頃から意思疎通が十分に図れている場合は、なくてもよいでしょう。
 
②部下の目標や行動計画の考えを十分に聴く
 ・部下にも事前に考えを整理させておかなければなりません。部下の考えを聴くポイントは、目標を具体的に表現させるように話をもっていくことです。
 
目標設定面談の進め方③上司としての考えを具体的に伝える
 ・上司として今期部下に目標としてもらいたいことを端的に伝えます。②の部下の考えにとらわれず、あくまでも上司としての考えを述べましょう。部下の目標を批判的にみて、「これはダメ、あれもダメ」というだけでも、もちろんよくありません。
 
④上司と部下の目標や行動計画の一致点を確認した上で、不一致点について意見交換をしながら一致させる
 ・不一致点を一致させるためには、会社の事業計画や部門目標との整合性から確認します。次に、優先順位の上位のものを意識させます。反対に言えば、劣後順位のものを捨てる(今は取り組ませない)ように認識させるとよいでしょう。
 
⑤今後のチャレンジ方向を確認する
 ・話し合った内容を整理・要約し、改めて具体化された目標をイメージ化して、取り組み方法についても具体化させておく。

⑥部下から上司への要望を聴く
 ・目標や行動計画に関することだけではなく、その他のことでも上司への要望や知っておいてもらいたいことを聴く機会を設けてください。

⑦終了する(エンディング)
 ・今後の期待を伝えて、終了する。
 
 
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<ポイント>
! 目標設定面談の進め方は、①アイスブレイク、②部下の考えを十分に聴く、③上司としての考えを伝える、④両者の不一致点を一致させる、⑤今後のチャレンジ方向を確認する、⑥部下から上司への要望を聴く、⑦終了する(エンディング)という手順です。
 
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目標管理シートの「難易度」設定

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標管理シートに「難易度」の欄がありますが、これはどのように扱えばよいのでしょうか?
 
  
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<解説>
社労士 目標管理シートの「難易度」を設定するにあたっては次のような観点を参考にしてください。
 ・担当職務の中での重要度や業務量によって
 ・部門全体の目標達成上の重要度によって
目標管理の難易度設定 ・本人の能力等級と比較しての難しさによって
 ・緊急度によって
 
 難易度の尺度としては、次のように設定できます。
 ・難…上位等級並の難しさ
 ・やや難…現能力に対して+α×2~3倍が必要な難しさ(普通の努力では達成できない)
 ・適…現能力に対して+α(努力)が必要な難しさ
 ・やや低…基本的に設定すべきではないが、事情によっては現能力をキープし当面をしのぐ
  
 「やや低」の事情とは、出産や育児、親の介護、健康上などの理由から一時的に十分な時間がとれなかったり、精神的な余裕がない場合をイメージしてもらうとよいでしょう。
 
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<ポイント>
! 目標管理シートの「難易度」については、視点と尺度を分けて考えるとよいでしょう。
 

目標管理で設定する目標は、事業計画や部門目標と連動していることが必要

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 部下に目標を考えさせるときに、押さえておくべきポイントというものはあるでしょうか? あれば教えてください。
 
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<解説>
社労士 目標管理で設定する目標は、具体的であれば何でもよいというものではありません。仕事の一環として行なっているのですから、仕事に関連している必要があります。具体的には、会社のその年度における事業計画や部門目標などと連動していなければなりません。
事業計画や部門目標との連動 
 また、自分の担当職務の中で、重要度の高いものを選んで目標に掲げるという視点も大切です。
 
 さらに、当然のことですが、目標ですから努力が必要なものでなければなりません。単に、右のものを左へ移す程度のものでは目標とは言えません。反対に、目標達成がどう考えても無理なものもいけません。困難なことであっても実現可能なものであることが必要です。
 
 
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<ポイント>
! 目標管理で設定する目標は、①会社の事業計画や部門目標と連動している、②担当職務の中から、かつ、重要度の高いものから設定されていることが必要です。また、③目標が安易に達成可能又は目標達成が不可能なものであってもいけません。
 
 
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目標設定でよくない表現

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 部下が考えてきた目標の中に「頑張ります」「一生懸命に取り組みます」「適切なものに改善します」と書かれていますが、このままでよいのでしょうか?
 
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<解説>
社労士 上記のような表現は、よくありません。また、次のような表現もよく目にします。
・出来る限り、可能な限り
・速やかに、早急に
・適切に、適正な
・更に努力する
・鋭意検討する
抽象的な目標表現はダメ・積極的に取り組む
 
 これらの表現は目標管理では不適切です。その理由は、
・目標達成のイメージが具体化できない
・客観的な評価ができない
・すぐに実行に移せない
ためです。
 
 抽象的な表現は、目標管理では目標にはなりません。もっと具体化させる必要があります。上司である自分はもちろん、その他の管理職にもすぐにわかってもらえるような表現になればOKです。
 
 部下が考えてきた目標が抽象的な場合、次のような質問を繰り返して具体化させてください。
・このことは細かく分けると何と何があるのか?
・その細かく分けた中から何をターゲットにしようとしているのか?
 
 その上で、
・いつ(○月○日)までか
・目標を達成すると、どのような成果や結果が得られるのか
・実際にどのような行動を起こすのか
をイメージさせて目標設定に盛り込むようにするとよいでしょう。
 
 
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<ポイント>
! 目標管理で設定する目標は、より具体的なものにさせなければいけません。抽象的な表現では、評価ができず、また実行にも移せません。
 
 
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目標設定のポイント

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標を書くときにはどのようなことに注意を払っておかなければならないのでしょうか?
 
  
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<解説>
目標管理_目標設定_ゴールイメージ 設定する目標は、一定期間内に達成すべき内容を書きますが、それは具体的で明確でなければいけません。社労士すなわち、ゴール(目標達成)のイメージを鮮明に描くことが大事です。
 具体化する理由は、本人だけではなく、上司も同じゴールイメージが持てるようにするためです。抽象的な目標は、本人と上司との間に、認識のズレを生じさせます。認識がズレたまま取り組みを進めてしまうと、一定期間が経過して評価を受けるときに、よい結果が得られません。その期間の取り組みが全くムダになってしまいますので注意してください。
 
 目標設定の3要素は欠かさず、書いてください。
 ・なにを
 ・いつまでに
 ・どのレベル(程度)まで

 また、実行策として、どのような方法や計画で行なうのかも設定しましょう。
 
 なお、目標は上司のいうことをオウム返しに書くのではなく、自分の立場や職務・能力で、なにができるのかをよく考えて、自分なりの言葉で立ててください。ただし、目標を書くのですから、努力が必要な内容でなければいけません。右のものを左へ移すだけのようなことでは目標にはなりません。
 
 
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<ポイント>
! 設定する目標は、ゴール(目標達成)のイメージを具体的かつ明確に表現することが大事です。目標の3要素「なにを、いつまでに、そのレベル(程度)まで」、さらに取り組み方法なども具体化しておいてください。
 
 


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