人事コンサルタント鷹取が贈る「人事評価・労務管理・人材育成」入門

◆部下の人事評価・労務管理・職場のマネジメントに必要な考え方やツール、情報をピックアップしてお届けします。 ◆特に、医療・福祉分野の方向けにまとめていますが、一般企業の方にもぜひ参考としていただければ幸いです。 ◆担当は、人事総務部サポーター・現場管理職サポーターでアンガーマネジメント・ファシリテーターの『人事コンサルタント鷹取 人事マネジメント研究所 進創アシスト 代表』より。 【無断転載・無断複写禁止】

目標管理

面談時に「良い点・褒める点」と「良くない点・注意する点」のどちらから話を展開すればよいでしょうか?

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 教えてもらった面談時のメモ・記録シートを活用しようと考えています。ところで、実際の面談時に「良い点・褒める点」と「良くない点・注意する点」のどちらから話を展開すればよいでしょうか?他部署の管理職に聞いても意見が分かれ、迷っています。

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<解説>
社労士 面談時に「良い点・褒める点」と「良くない点・注意する点」のどちらから話を展開すればよいかということですが、諸説あります。いくつかの参考書を見るとパターンが違って書かれていますので、迷いますね。私はどちらが正しくて、どちらが間違いということではないと思います。
面談で先に話すのはどちら? 
 強いていえば、面談を受ける者(被面談者)が「良くない点・注意する点」を受け入れる状態であるかだと考えています。
 面談の最初から注意点を受け入れられる状態であれば「良くない点・注意する点」から入り「良い点・褒める点」に展開するとよいでしょう。
 人事評価の結果に不満をもっている場合など最初は注意点を受け入れられる状態でなければ、まず「良い点・褒める点」から始め、気持ちをほぐしたり、前向きに考えさせるようにさせたりした後で、「良くない点・注意する点」に話を転換することをお勧めします。
 普段接していれば、面談に入る前からどちらのパターンで進めればよいか概ねわかりますが、もしわからなければ「面談の切り出し」のときに、どのような状態か確認して、判断してください。臨機応変さが必要になりますね。
 
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<ポイント>
! 実際の面談時に「良い点・褒める点」と「良くない点・注意する点」のどちらから話を展開するかは、被面談者が注意点を、最初から受け入れられる状態であるかで判断します。
 受け入れられる状態であれば注意点→褒める点、受け入れられる状態でなければ褒める点→注意点で、面談を展開するとよいでしょう。

人気blog:「人事評価」面談時のメモ・記録シート(例)

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 中間面談や期末面談のときには、面談者である上司は面談の準備をしておかなければならないと思うのですが、どのような準備をすればよいでしょうか?
 
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<解説>
社労士 面談は行き当たりばったりではダメで、あらかじめ準備をしておくべきというのはその通りです。
 そこで、右図のようなシート(例)を参考にするとよいでしょう。
 ダウンロードは■ここを■クリックしてください。
 
 これは面談者が作成します。
(中間・期末)面談記録・メモ 
・「面談の切り出し」
・「良い点・褒める点」
・「良くない点・注意する点」
・「課題点・育成点」
・「能力開発」
・「まとめ・エンディング」
 
 それぞれの項目について面談前に、自らの頭の中を整理し、準備しておいてください。話の展開も想定しておくとよでしょう。
 
 また、面談後はその都度きちんと記録を残しておいてください。上記の各項目について、面談時の本人の意見や反応、面談で決めたことをまとめておいてください。特に「課題点・育成点」について課題を達成又は改善させるための具体策は重要です。明確にしてください。
 
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<ポイント>
! 面談者である上司は、中間面談や期末面談にあたってはあらかじめ面談で何を話すか準備をしておいてください。準備する項目は上記の項目です。
 また、面談後は、項目それぞれに、その記録を残しておいてください。
 
 

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news letter 2013年02月号

人事マネジメント研究所 進創アシスト 発行の「 news letter 2013年02月号 (pdf)」です。ダウンロードしてご覧ください。newsletter_201302   http://blog.livedoor.jp/shinsou_assist/newsletter/201302.pdf
 
 
↓ news letter 紹介の推薦図書



面談スケジュールはあらかじめ決めておき、守る

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標設定面談のスケジュールは決めておいた方がよいのでしょうか? また、決めておいたときに、予定時間を超えてしまうことが予想される部下がいるのですが、そのときはどうすればよいのでしょうか?
 
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<解説>
社労士 目標設定面談だけではなく、中間面談、期末評価面談なども含めて、面談を行なう場合はスケジュールをあらかじめ決めておき、それを守るようにしてください。「(上司が)急に時間が空いたから、今からAさん面談しましょ面談スケジュールは決めておくう」といった、その場の思いつき、場当たり的なやり方では、効果的な面談にはなりません。
 
 また、1人あたりの面談時間もあらかじめ決めておき、守ってください。1人あたり30分~1時間程度の職場が多いようです。時間が短いと十分な意志疎通が図れませんので、少なくとも30分は確保してもらいたいものです。
 
 部下からたくさんの意見や要望が出る場合、決めた時間内に終わらず、超過してしまうことも考えられます。しかし、時間を超えてしまうと、次に待っている部下のスケジュールがズレてしまいます。仕事にも影響することも考えられますので、時間を守るように努めてください。そのためには、面談前の準備が大切です。
 
 どうしても時間内に終わらないということであれば、一旦中断し、第2回目の面談を計画するとよいでしょう。部下の話を一方的に断ち切ってしまうのもよくありませんし、第1回目の部下の話を改めて冷静に振り返る時間にもなります。もちろん、その時も再度事前準備を行なってから面談に入ってください。
 
 
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<ポイント>
! 面談を行なう場合はスケジュールをあらかじめ決めておき、1人あたりの面談時間も守るようにしてください。そのためには、事前準備が大切です。どうしても超過する場合は、一旦中断し、第2回目の面談を予定してください。
 
 
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目標設定面談の進め方

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標設定における実際の面談の具体的な進め方を教えてください。
 
 
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<解説>
社労士 目標設定面談の進め方は、次のようにします。
 
①アイスブレイク
 ・日頃のねぎらいを感謝し、緊張をほぐすようにします。特に、新入社員や経験の浅い社員には丁寧に行ってください。反対に、ベテランで上司と日頃から意思疎通が十分に図れている場合は、なくてもよいでしょう。
 
②部下の目標や行動計画の考えを十分に聴く
 ・部下にも事前に考えを整理させておかなければなりません。部下の考えを聴くポイントは、目標を具体的に表現させるように話をもっていくことです。
 
目標設定面談の進め方③上司としての考えを具体的に伝える
 ・上司として今期部下に目標としてもらいたいことを端的に伝えます。②の部下の考えにとらわれず、あくまでも上司としての考えを述べましょう。部下の目標を批判的にみて、「これはダメ、あれもダメ」というだけでも、もちろんよくありません。
 
④上司と部下の目標や行動計画の一致点を確認した上で、不一致点について意見交換をしながら一致させる
 ・不一致点を一致させるためには、会社の事業計画や部門目標との整合性から確認します。次に、優先順位の上位のものを意識させます。反対に言えば、劣後順位のものを捨てる(今は取り組ませない)ように認識させるとよいでしょう。
 
⑤今後のチャレンジ方向を確認する
 ・話し合った内容を整理・要約し、改めて具体化された目標をイメージ化して、取り組み方法についても具体化させておく。

⑥部下から上司への要望を聴く
 ・目標や行動計画に関することだけではなく、その他のことでも上司への要望や知っておいてもらいたいことを聴く機会を設けてください。

⑦終了する(エンディング)
 ・今後の期待を伝えて、終了する。
 
 
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<ポイント>
! 目標設定面談の進め方は、①アイスブレイク、②部下の考えを十分に聴く、③上司としての考えを伝える、④両者の不一致点を一致させる、⑤今後のチャレンジ方向を確認する、⑥部下から上司への要望を聴く、⑦終了する(エンディング)という手順です。
 
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目標設定面談の狙いと面談に向けての準備

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標設定面談を行なおうと考えているのですが、初めてのことでどのように部下と面談すればよいでしょうか?
 
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<解説>
社労士 目標設定面談の狙いは
 1.達成目標のイメージ化
 2.行動・実践計画の具体化
です。これは部下と上司とが同じ認識を持ち、両者の間のブレやギャップをなくすことです。
 目標設定面談に向けての事前準備
 そのためには、面談前の事前準備は欠かせません。何も準備せずに臨んだり、行き当たりばったりで面談をしていると適切な目標設定や計画が作れません。また、部下の考えをそのまま承認してしまい、会社の方針や部門の目標に沿っていない内容になったりすることもありますので、準備は確実に行っておいてください。
 面談に向けての準備としては次のようなことが挙げられます。
 
■目標設定面談に向けての準備
 ①部下が考えた目標設定を“事前に”書類で提出させる
 ②目標の確認~部下の個人目標が部署目標や上位目標と連動しているかを確認する
 ③達成方法の確認~部下が考えている方法(実行策)が具体的で、かつ、目標達成が可能かを確認する
 ④達成水準の確認~評価が可能か、達成イメージが具体化でき、部下と共有できるかを確認する
 ⑤面談で聞くこと、調整すべきことの確認~部下の目標水準が低すぎたり、高すぎたりする場合、または上位目標と連動していない場合などに、どう話を展開するかをあらかじめ想定し、まとめておく
 
 ⑤に関しては、部下は自分に甘いか辛いか、自己主張が強いか弱いかによって、当然準備すべき内容は変わってきます。部下の考えを尊重しつつも、組織の中で働いている以上、会社や部門、部署の目標に沿わせることが大事です。部下一人ひとりについて面談の進め方を想定しておくことはたいへんですが、これを丁寧に行なうことで、よい目標が設定されるでしょう。
 
 
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<ポイント>
! 目標設定面談の狙いは「達成目標のイメージ化」「行動・実践計画の具体化」ですが、この内容を充実させ、組織目標に沿わせるためには、面談前の事前準備がひじょうに大切です。忙しさにかまけて疎かにしないようにしましょう。
 
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目標管理シートの「難易度」設定

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標管理シートに「難易度」の欄がありますが、これはどのように扱えばよいのでしょうか?
 
  
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<解説>
社労士 目標管理シートの「難易度」を設定するにあたっては次のような観点を参考にしてください。
 ・担当職務の中での重要度や業務量によって
 ・部門全体の目標達成上の重要度によって
目標管理の難易度設定 ・本人の能力等級と比較しての難しさによって
 ・緊急度によって
 
 難易度の尺度としては、次のように設定できます。
 ・難…上位等級並の難しさ
 ・やや難…現能力に対して+α×2~3倍が必要な難しさ(普通の努力では達成できない)
 ・適…現能力に対して+α(努力)が必要な難しさ
 ・やや低…基本的に設定すべきではないが、事情によっては現能力をキープし当面をしのぐ
  
 「やや低」の事情とは、出産や育児、親の介護、健康上などの理由から一時的に十分な時間がとれなかったり、精神的な余裕がない場合をイメージしてもらうとよいでしょう。
 
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<ポイント>
! 目標管理シートの「難易度」については、視点と尺度を分けて考えるとよいでしょう。
 

目標管理で設定する目標は、事業計画や部門目標と連動していることが必要

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 部下に目標を考えさせるときに、押さえておくべきポイントというものはあるでしょうか? あれば教えてください。
 
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<解説>
社労士 目標管理で設定する目標は、具体的であれば何でもよいというものではありません。仕事の一環として行なっているのですから、仕事に関連している必要があります。具体的には、会社のその年度における事業計画や部門目標などと連動していなければなりません。
事業計画や部門目標との連動 
 また、自分の担当職務の中で、重要度の高いものを選んで目標に掲げるという視点も大切です。
 
 さらに、当然のことですが、目標ですから努力が必要なものでなければなりません。単に、右のものを左へ移す程度のものでは目標とは言えません。反対に、目標達成がどう考えても無理なものもいけません。困難なことであっても実現可能なものであることが必要です。
 
 
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<ポイント>
! 目標管理で設定する目標は、①会社の事業計画や部門目標と連動している、②担当職務の中から、かつ、重要度の高いものから設定されていることが必要です。また、③目標が安易に達成可能又は目標達成が不可能なものであってもいけません。
 
 
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目標設定でよくない表現

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 部下が考えてきた目標の中に「頑張ります」「一生懸命に取り組みます」「適切なものに改善します」と書かれていますが、このままでよいのでしょうか?
 
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<解説>
社労士 上記のような表現は、よくありません。また、次のような表現もよく目にします。
・出来る限り、可能な限り
・速やかに、早急に
・適切に、適正な
・更に努力する
・鋭意検討する
抽象的な目標表現はダメ・積極的に取り組む
 
 これらの表現は目標管理では不適切です。その理由は、
・目標達成のイメージが具体化できない
・客観的な評価ができない
・すぐに実行に移せない
ためです。
 
 抽象的な表現は、目標管理では目標にはなりません。もっと具体化させる必要があります。上司である自分はもちろん、その他の管理職にもすぐにわかってもらえるような表現になればOKです。
 
 部下が考えてきた目標が抽象的な場合、次のような質問を繰り返して具体化させてください。
・このことは細かく分けると何と何があるのか?
・その細かく分けた中から何をターゲットにしようとしているのか?
 
 その上で、
・いつ(○月○日)までか
・目標を達成すると、どのような成果や結果が得られるのか
・実際にどのような行動を起こすのか
をイメージさせて目標設定に盛り込むようにするとよいでしょう。
 
 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<ポイント>
! 目標管理で設定する目標は、より具体的なものにさせなければいけません。抽象的な表現では、評価ができず、また実行にも移せません。
 
 
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目標設定のポイント

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標を書くときにはどのようなことに注意を払っておかなければならないのでしょうか?
 
  
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<解説>
目標管理_目標設定_ゴールイメージ 設定する目標は、一定期間内に達成すべき内容を書きますが、それは具体的で明確でなければいけません。社労士すなわち、ゴール(目標達成)のイメージを鮮明に描くことが大事です。
 具体化する理由は、本人だけではなく、上司も同じゴールイメージが持てるようにするためです。抽象的な目標は、本人と上司との間に、認識のズレを生じさせます。認識がズレたまま取り組みを進めてしまうと、一定期間が経過して評価を受けるときに、よい結果が得られません。その期間の取り組みが全くムダになってしまいますので注意してください。
 
 目標設定の3要素は欠かさず、書いてください。
 ・なにを
 ・いつまでに
 ・どのレベル(程度)まで

 また、実行策として、どのような方法や計画で行なうのかも設定しましょう。
 
 なお、目標は上司のいうことをオウム返しに書くのではなく、自分の立場や職務・能力で、なにができるのかをよく考えて、自分なりの言葉で立ててください。ただし、目標を書くのですから、努力が必要な内容でなければいけません。右のものを左へ移すだけのようなことでは目標にはなりません。
 
 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<ポイント>
! 設定する目標は、ゴール(目標達成)のイメージを具体的かつ明確に表現することが大事です。目標の3要素「なにを、いつまでに、そのレベル(程度)まで」、さらに取り組み方法なども具体化しておいてください。
 
 


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目標管理シート(例)

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標管理を具体的にイメージするために、目標管理シートはどのような内容や様式になっているのか教えてください。
 
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目標管理シート(例)<解説>
社労士 右図の目標管理シート(例)を参照してください。
 
 このシート例の特徴は、設定する目標を「会社方針に対する目標」「自己能力目標」「組織・マネジメント目標」と大きく3つに区分しています。
 
 「会社方針に対する目標」は、会社が示す方針や年度事業計画、それからブレイクダウンされた部門計画などに基づいて設定する目標
 「自己能力目標」は、自らの職務や役割を遂行する上で求められる知識・技術などを獲得し、自己の能力を高める目標
 「組織・マネジメント目標」は、所属する組織において自分が取り組む目標、マネジメントで必要な目標です。
 
 「会社方針に対する目標」や「自己能力目標」は新入社員以外の判断業務がある程度できる社員以上に求めることができますが、「組織・マネジメント目標」は部下を持つ管理職に求めるものとなります。
 したがって、一般職員は「会社方針に対する目標」「自己能力目標」の欄に記入し、管理職は「会社方針に対する目標」「自己能力目標」「組織・マネジメント目標」の全ての欄を埋めることになります。
 
 なお、新入社員は、まずは定型的な業務の基本を習得することが先です。目標管理は少し後にした方がよいでしょう。
 
 このシートは、あくまでも一つの例です。各社いろいろ工夫をしていますので、実際に活用されるときは、何度かシミュレーションをするなどして御社にあった形に変更してください。
 
 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<ポイント>
! 設定する目標を「会社方針に対する目標」「自己能力目標」「組織・マネジメント目標」と大きく3つに区分し、それぞれの立場や役割に応じて検討し、取り組ませる目標管理シートの一例をアップしましたので参考にしてください。
 
 
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目標管理とは

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 知り合いの他社管理職が目標管理を導入しているという話を聞きました。当社でも参考にならないか考えたいので、目標管理について基本から教えてください。
 
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<解説>
社労士 目標管理とは、
・組織の目標と部下の目標とを上手く擦り合わせて
・部下の自主性を重視しながら、
・管理職も部下の能力レベルに応じて指導教育を図って、
・組織の業績を向上させていくマネジメント手法
目標管理とはです。
 
 MBO(Management by Objectives)や「目標による管理」とも言われています。
 
 実施にあたっては、管理職が部下に対して組織の年間目標と課題と説明し、部下は一定期間(半年又は1年間)の自らの仕事上の目標を具体的に立てて、目標達成に向けて取り組むことになります。
 
 組織の目指すものと部下の目指すものとを上手く擦り合わせる、すなわちトップダウンとボトムアップを融合させることがポイントになりますが、それには上司と部下との考えがかみ合っていなければなりません。そのためには組織目標の十分な説明とともに、普段からの意志疎通が大事です。目標設定のときだけ摺合せようとしても上手くいきません。部下が目標管理をまだよく理解していないときや役職についていない一般社員のときは、特に普段から組織目標について丁寧に説明し、理解させておいてください。
 
 
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<ポイント>
! 目標管理とは、 組織の目標と部下の目標とを上手く擦り合わせて、部下の自主性を重視しながら、管理職も部下の能力レベルに応じて指導教育を図って、組織の業績を向上させていくマネジメント手法です。

目次_人事評価

部下をもつ管理職のための「人事評価・労務管理・職場のマネジメント」入門のうち
「人事評価」項目の目次です。

 人事評価70be946f
 ・ 人事評価とは
 ・ 期待人材像とは
 ・ 期待人材像を分類、整理する
 ・ 期待人材像と会社、管理職、従業員との関係
 ・ 期待人材像は、中長期的な姿
 ・ 評価手法を用いて、上司が部下を期待人材像へ導く
 ・ 人事評価は、マネジメント手段の一つ
 ・ 人事評価という権限
 ・ 人事評価の流れ(ステップ)1 (期首)
 ・ 人事評価の流れ(ステップ)2 期中~期末
 ・ 自己評価や2次,3次評価など人事評価の仕組み
 ・ 自己評価
 ・ 人事評価の流れ(ステップ)3 期末~[次期]期首
 ・ 評価結果を処遇に反映させる(1)
 ・ 評価結果を処遇に反映させる(2) 考え方の順番
 ・ 評価結果を処遇に反映させる(3) 成果主義
 ・ 評価の具体的な手順(1)~行動や結果の選択
 ・ 評価の具体的な手順(2)~行動や結果の選択に役立つ記録
 ・ 評価の具体的な手順(3)~評価項目の選択
 ・ 評価の具体的な手順(4)~評価項目の内容の意味を理解する
 ・ 評価の具体的な手順(5)~評価項目の選択
 ・ 評価の具体的な手順(6)~評価段階の選択
 ・ 評価のエラー
 ・ 評価結果に至った原因の分析を行ない部下育成に役立てる
 ・ リーダーからの情報や意見を参考にする
 ・ 自己評価に満点をつける部下への対応
 ・ 自己評価を低くつける部下への対応
 ・ どれだけ項目数があれば適正な評価といえるか?
 ・ 途中経過をメモする記録シートの記入例
 ・ 評価ではプロセスも重視する
 ・ 部下のやり方やプロセスを確認する時間がない、本当?
 ・ これで失敗する人事評価制度
 ・ 適正な人事評価をするための上司の姿勢や視点
 ・ 部下のすべてを評価しようとすると失敗する
 ・ 人事評価と給与や教育(育成)との関係
 ・ 人事評価には人材育成という側面もあることを忘れてはいけない
 ・ 絶対評価
 ・ 相対評価
 ・ 絶対評価の長所と短所
 ・ 相対評価の長所と短所
 ・ 評価者の“悩み”や“不安”
 ・ 一般従業員における、上司からみた良い部下像
 ・ (人事評価で)日常的にメモを取る意味
 ・ 目標管理とは
 ・ 目標管理シート(例) 
 ・ 目標設定のポイント
 ・ 目標設定でよくない表現
 ・ 目標管理で設定する目標は、事業計画や部門目標と連動していることが必要
 ・ 目標管理シートの「難易度」設定
 ・ 目標設定面談の狙いと面談に向けての準備
 ・ 目標設定面談の進め方
 ・ 面談スケジュールはあらかじめ決めておき、守る
 ・ これからは人事評価は不可欠!
 ・ 人事評価の納得を高めるために必要なこと
 ・ 人事評価シート【成績・情意】(例)
 ・ 人事評価シート【能力】(例)
 ・ 面談時のメモ・記録シート(例)
 ・ 面談時に「良い点・褒める点」と「良くない点・注意する点」のどちらから話を展開すればよいでしょうか?
 
 ・ 評価D判定をつけるとき
 ・ 同じ等級内の新米とベテランの評価
 ・ 部下の行動にムラがある、あなたならどう評価する?
 ・ 難易度と評価の仕方
 ・ 日々の記録は、何を書けばいい?
 ・ これをしないから失敗する!人事評価制度づくりに着手する前に「作ろうとしている制度と現実とのミスマッチ」の確認
 
 ・ ある社協の人事評価導入事例~素晴らしいと思えた「決意と行動」
 ・ ある社会福祉法人の事例(1)~素晴らしいと思えた「謙虚な姿勢」
 ・ ある社会福祉法人の事例(2)~素晴らしいと思えた「真摯な反省と行動力」




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最新執筆『主任介護支援員研修テキスト』

執筆本『職場のルールブック』



執筆本『医療機関の労務トラブル事例集』



座談会出席『職場のトラブルをどう解決!』

月刊保険診療_20130510
座談会「(医療機関)職場のトラブルをどう解決するか」に出席した記事掲載されました
執筆雑誌『SR第22号』

執筆雑誌『SR第21号』

 
 
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