人事コンサルタント鷹取が贈る「人事評価・労務管理・人材育成」入門

◆部下の人事評価・労務管理・職場のマネジメントに必要な考え方やツール、情報をピックアップしてお届けします。 ◆特に、医療・福祉分野の方向けにまとめていますが、一般企業の方にもぜひ参考としていただければ幸いです。 ◆担当は、人事総務部サポーター・現場管理職サポーターでアンガーマネジメント・ファシリテーターの『人事コンサルタント鷹取 人事マネジメント研究所 進創アシスト 代表』より。 【無断転載・無断複写禁止】

再生封筒

本を折り曲げたり、傷つけないで持ち運ぶ

<管理職からの質問>
男性_困り顔 本や厚みのある資料を持参して顧客に贈呈しようとするときに、折れ曲がっていることがよくあります。カバンの中で暴れてしまっているのでしょうか。カバン自体は丁寧に扱っているつもりですが、どうしたらよいでしょうか。
 
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<解説>
社労士 本や厚みのある資料をきれいに持ち運ぶには、再生封筒(使い終わった封筒)を利用するとよいでしょう。例えば、2冊の本では、本をきれいに運ぶ右の写真のように角2型(A4サイズ)の封筒にA5型の本を2冊、背を合わせるように入れます。反対側(開く方)を合わせるように入れると、運んでいる途中で紙と紙が重なって折れたり、場合によっては破れたりしますので注意してください。
 3冊目の本は、方向を横にして入れるとよいでしょう。本の厚みにもよりますが、隙間がちょうど埋められます。
 再生封筒を利用することで、カバンの中で他の書類や文具と擦れ合ったりしなくなりますので、キズがつきません。

 お客様など受け取る側は、本や資料がきれいな状態や角がきちんと揃っている方がきもちよいものです。相手の立場になってお渡しするように心がけてください。
 
  
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<ポイント>
! 本や厚みのある資料をきれいに持ち運ぶには、再生封筒を利用するとよいでしょう。カバンの中であちこち移動することがなく、また他の書類や文具と擦れ合ったりしなくなりますので、キズがついたり、折れたりしません。
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封筒を再利用する

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 物が余っている現代なのでしょうか、物品の使い方が粗く、丁寧に使いきるという意識が低い従業員が増えてきているように思いますが、何かそのことを学ばせるような小さな改善を教えてください。
 
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<解説>
社労士 不在の上司や先輩、同僚の机に書類を置くときに、書類の中身を誰もが容易に見ることができないように隠しておきたい場合は、再生封筒を利用するとよいでしょう。
再生封筒 再生封筒とは、外から郵送されてきた郵便物の封筒部分のみを再利用するものです。用が済んだ封筒を捨てるのではなく、その封筒の宛名面に白紙の紙片を貼って(又は、宛名箇所に×印を書き)渡したい相手の名前と発信者である自分の名前を書き込みます。その中に渡したい書類を入れて、相手の机に置くようにします。
 
 新品の封筒を使わなくても済みますので費用を削減できます。また、他者に見られないように書類を裏向きにして机に置いておくと気づかず、ほかの書類の中に紛れ込んでしまう可能性がありますが、再生封筒を利用するとそういうことが減るでしょう。
 
 なお、重要書類などは再生封筒を使ったとしても単に机に置くのではなく渡したい相手方の部下などへ手渡しし、確実に渡るようにしなければなりません。
 
 また、電子メールで「重要書類を○○さんに渡しておきました」とか「◇◇書類を机に置きましたので、ご確認ください」という連絡を入れておくのも気遣いでしょう。
  
 普通に考えればすぐに捨ててしまうもの(封筒)を何か使い道はないかとちょっと知恵を絞る、これが改善です。
 
  
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<ポイント>
! 書類の中身を伏せて届ける場合、新しい封筒を使わなくても、再生封筒を使うことで費用を削減することができます。普通に考えればすぐに捨ててしまうものを何か使い道はないかとちょっと知恵を絞る、このことが大事です。
 
  
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