人事コンサルタント鷹取が贈る「人事評価・労務管理・人材育成」入門

◆部下の人事評価・労務管理・職場のマネジメントに必要な考え方やツール、情報をピックアップしてお届けします。 ◆特に、医療・福祉分野の方向けにまとめていますが、一般企業の方にもぜひ参考としていただければ幸いです。 ◆担当は、人事総務部サポーター・現場管理職サポーターでアンガーマネジメント・ファシリテーターの『人事コンサルタント鷹取 人事マネジメント研究所 進創アシスト 代表』より。 【無断転載・無断複写禁止】

人事マネジメント・ワンポイントアドバイス

人事コンサルタント鷹取の人事マネジメント・ワンポイントアドバイス⇒仕組みと落とし込み

<管理職からの質問>
男性_困り顔 わが社では、この度人事評価を再導入しましたが、前回の失敗を繰り返さないために何に注意すればよいでしょうか?

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<解説>
社労士 前回の失敗がどのような事情や原因からだったのか存じ上げませんが、次の解説を参考にしてください。

◆高額な費用をかけたのに
 他の会社で360万円もかけて導入した人事評価制度が現在は完全に形骸化して機能していない、それどころか評価のフィードバックもないため従業員からは何を評価しているのかわからないと不信感を持たれているという話を聞きました。なんともったいないと思いましたが、他の会社でも金額の大小はあるにしても、機能していない仕組みがたくさんあるのではないでしょうか。

◆仕組み作りは熱心だが
 どのような業務をするにしても、仕組みはなくてはなりません。そのため、どの会社も仕組み作りはひじょうに熱心です。だから、前述のように多額のお金も出すのでしょうが、仕組み作りが熱心であることと、仕組みが使えるということはイコールではありません。
 使えていないものの多くは、人が関わる場合で、結局人がやるかどうかにかかっているからです。人事評価はその典型例。いくら膨大な資料で立派な仕組みを作ったとしても、それを使う人がその仕組みを理解し、目的に沿って実際に使わなければ何もなりません。

◆仕組みは落とし込みがポイント
 したがって、実際に人に使わせることまで想定して仕組みを作る必要があります。そのためには、緻密で完璧な仕組みよりも、仕組みとしては荒っぽいものであっても、それを管理職や従業員に使わせ、改善、改善を加えながら作り込む方が実際使えるものになります。
 そのためには、それには根気強く、PDCAを回すことが必要であることは言うまでもないでしょう。

⇒以上のことからアドバイスすると、人事部など人事評価制度を動かしていく責任部門が中心となって、半年単位で人事評価制度の進捗状況や課題、問題を丁寧に確認し、改善策を実施してください。それを3年続ければ、制度の定着化はできるはずです。
 制度導入と同時に、その後のチェックスケジュールを作り、PCでポップアップされるようにしておきましょう。

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<ポイント>
! 人事評価制度など仕組みをきちんと稼働させるためには、現場への落とし込みが大事です。責任部門が中心となって、制度の進捗状況や課題、問題を丁寧に確認し、改善策を実施してください。それを3年続ければ、制度は定着化します。


⇒「褒めの一言を端的に添える」

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 部下は頑張って成果を出している方だと思うのですが、表情が暗くて後ろ向きな言葉が目立ちます。どうしたらやる気をもってもらえるでしょうか?
 
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<解説>
社労士
◆頑張ってもダメか!? 
 「部下が頑張って成果を出ている」というのは、後になって考えればというように聞こえます。日々顔を突き合わしていると見えていませんね。それどころか、足りないところや欠点をまず口に出していませんか?それらは目につきやすいものです。だから、批判や不満はいくらでも出てきます。その結果、表情が暗くて後ろ向きな言葉になっているのでしょう。

 良い点はなかなか見えません。だから、褒める言葉が出てこないのです。良い点は、見ようとしなければ見えません。それは、出来て当たり前という感覚が邪魔しているからでしょう。より高いレベルを求める国民性ともいえますが、社員にやる気を持たせ、能力をこれまで以上に引き出すには、「認める」そして「褒める」ということが大事です。

 最初は、良い点を無理にでも見る癖をつけてください。習慣になれば意識しなくても、自然に良い点を見れるようになります。

◆「認める」対象は課題の達成とその行為 
 「何を、いつまでに、どうする」この課題を達成していれば、まずそのことを認めてください。それは、いくら小さな目標であっても達成していれば認めることが大事です。なお、目標達成していなくても、そのプロセスの中で、いつも以上に努力していることが見られたら、そのことも認め、褒めなければいけません。

◆「褒め」の言葉だけで締める 
 褒めるときには、認めるべき結果やプロセスを15秒でまとめて、その最後に「よくやった、ありがとう」その一言を端的に添えるとよいでしょう。話は長くなってはいけません。
 「ここをもう少し頑張って欲しい」など、付け加えたいことがあっても、その場では言ってはいけません。せっかくの雰囲気が台無しになります。別のフィードバック機会を利用しましょう。

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<ポイント>
! 良い点を見つける努力をして、小さな目標達成も含めて、端的に「よくやった」で締めましょう。

⇒「PDCAのCを疎かにすると」


<管理職からの質問>
管理職の困った顔 わが社は毎年、年度計画を立てます。私の部署も計画書を上司に提出して年度がスタートするのですが、途中でその計画が意識すらされなくなります。部下も年度始めは計画を目標に行動し始めますが、途中から個々の考えが優先する体質となっています。これでまで何とも思わなかったのですが、よくないのではと気づきました。何から始めればよいでしょうか?
 
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<解説>
社労士 私が先輩から厳しく指導を受けたことがあります。そのことから解説していきましょう。

◆きみはきちんとCをやっているか? 
 私は、PDCAを回すことの必要性をお客様のところで訴え続けていますが、先日いつもお世話になっている先輩より「Cをいかに確実に実施するかが成長できるかどうかの鍵だ。これは会社にも言えるし、人にも言える。ところで、きみはどうか、きちんとCをやっているか?」と問われました。Cの重要性は理解しているつもりでしたが、指摘されたときは確かに疎かになっていたようです。先輩の鋭くもありがたいご指導をいただきました。

◆なぜCができないのでしょうか? 
 お客様のほとんどは、PDCAの意味やその重要性はよく理解しておられます。しかし、PからDは行われますが、CとAは十分できていません(なお、AはCが前の工程にあるため、ポイントはCになります)。なぜCができないのでしょうか? Pを立てDを実施し、順調に業績が上がっていれば、それでよしと安直に考え、きちんとした分析反省(C)をしません。また、思うような業績が得られないときは、途中でPDを捨ててまったく別のPDに取り組みます。このときもCは無視されます。

◆PDCAのCを落とすとレベルも落ちる 
 PDCAのCは、PやDよりも作業自体は簡単だと思いがちなので、つい疎かにしてしまいます。ですが、Cを疎かにする会社では、Pも疎かになります。「どうせ形だけのPだ」ということが社員にバレてしまい、Dにも真剣に取り組まなくなります。自然、社員の皆がやっつけ仕事になり、会社の成長どころか現状レベルの維持すら危ういものになってしまいます。
 「PDCAのCを落とすと会社のレベルも落ちる」のです。ということは、社員のレベルも落ちる、このことを経営者や管理職はしっかりと理解すべきです。

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<ポイント>
! PDCAのCを疎かにすると、会社のレベル、社員のレベルを落とすことにつながりますので、しっかりとCを行いましょう。


⇒「大きな目標を達成するのための小さな目標達成」

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 ある部下のことですが、一人は能力はあるにもかかわらず、目標がなかなか達成しません。どのように指導すればよいでしょうか?

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<解説>
社労士◆同級生が大学受験で変身!
 私の通っていた高校は、当時ストレートに国公立大学へ進学できる者はあまり多いとは言えませんでした。その高校で1,2年生での成績が上中下で言えば中クラスの目立たない同級生が、大学受験で次々に有名私大に合格、さらに国立大学にも合格。快挙でした。クラス中から驚きと羨望の眼差しが寄せられました。

◆なぜ同級生は変身したのか?
 卒業前、その同級生に話を聞いてみたところ、1年生のときから塾に通ってコツコツやっていたというのです。私は、このときからコツコツ=継続ということについて考えるようになりました。もちろん、ただ単に継続さえすればよいというものではありません。目標に向かって一歩一歩階段を上るように確実に上がっていく。大きな目標を達成するために、小さな目標達成(=成功体験)が必要なのです。同級生は塾でコツコツこれをやっていたのです。

◆小さな目標達成を褒める
 また、その小さな目標達成を褒めてくれる人が周囲にいれば、なお更頑張ることができます。会社の仕事でも同じではないでしょうか。従業員各々に適した課題を、小さな目標に分けて丁寧にやらせ成功に導くように指導する。成功すれば褒めてやり、そして次の1ステップ上のことに挑戦させるのです。この繰り返しが大事だと思います。

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<ポイント>
! 目標を小さく砕いて、その小さくなったものを目標にすると達成しやすくなります。そして、小さな目標でも達成すれば、褒めて、次のステップへ挑戦させる。これを繰り返すと自然に大きな目標の達成に近づきます。このコツを自ら覚えるまでは、サポートしてあげましょう。

⇒「与えられた課題がなかなか解決しない」


人事コンサルタント鷹取が贈る人事マネジメント・ワンポイントアドバイス
「与えられた課題がなかなか解決しない」
 
<管理職からの質問>
管理職の困った顔 与えられた課題がなかなか解決しない部下がいるのですが、どうしたらよいでしょう?
 
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<解説>
社労士
◆与えられた課題がなかなか解決しない人は
 自分では考えているつもりなのかもしれませんが、実は考えていません。抱えている課題の周りをぐるぐると堂々巡りをしている状態だけで、考えているというより悩んでいるといった方が当たっているのではないでしょうか。この状態では、なかなか解決の糸口を見つけられず、前に進むことができません。

◆これを脱するためには
 違う視点を持つことです。では、どうやって違う視点を持つか。課題に関する情報をとにかく多く集めさせてみてください。一人ではなく、いろいろな人に協力してもらうようにするとよいでしょう。そして、書き出し、整理して、分類(層別)させてください。
 そして、それを元に仮説(仮の案)を立てて、ちょっとだけやってみさせることです。ちょっとだけやってみて、上手くいけば続け、上手くいかなければ次の案に移ること。これを繰り返すことで、効果的な解決策が次第に身についてくるでしょう。
 
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<ポイント>
! 課題に関する情報をとにかく多く集め、整理し、分類(層別)した上で、仮説(仮の案)を立てて、ちょっとだけやってみること。これを繰り返すことです。


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