人事コンサルタント鷹取が贈る「人事評価・労務管理・人材育成」入門

◆部下の人事評価・労務管理・職場のマネジメントに必要な考え方やツール、情報をピックアップしてお届けします。 ◆特に、医療・福祉分野の方向けにまとめていますが、一般企業の方にもぜひ参考としていただければ幸いです。 ◆担当は、人事総務部サポーター・現場管理職サポーターでアンガーマネジメント・ファシリテーターの『人事コンサルタント鷹取 人事マネジメント研究所 進創アシスト 代表』より。 【無断転載・無断複写禁止】

誰でもできる小さな業務改善

裏紙でメモ用紙束を作る

<管理職からの質問>
男性_困り顔 コピーミスした裏紙をクリップで留めてメモ用紙に使っていますが、クリップを使わずにメモ用紙が束になっているのを他社で見かけましたが、どのように作るのでしょうか?
 
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<解説>
社労士 コピーでミスした紙の裏側をメモ用紙として利用することがあり、大きめのクリップで紙を挟んで使っているのをよく見かけますが、クリップの部分が邪魔になったりします。
 そのときは束ねた状態のままで紙の一辺に糊付けすれば、クリップを使わなくてもバラバラになることはありません。
裏紙でメモ用紙束を作る ポイントは、糊を付ける紙の一片すべてに糊が付くようにきれいに揃えておくことです。糊を付けた直後はクリップでとめておき、糊が乾けば1枚たりとも外れない自家製メモ用紙束の完成です。
 
 
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<ポイント>
! 紙の裏側で自家製のメモ用紙を作るには、紙の一片すべてに糊が付くようにきれいに揃えてから糊を付けてください。糊が乾けば、1枚たりとも外れない自家製メモ用紙束の完成です。

暗い中を歩くのは危険

<管理職からの質問>
男性_困り顔 部下から夜勤のときに、薄暗い廊下を歩いていて置いてあったバケツを蹴飛ばし水をこぼしてしまったという報告がありました。ケガはなかったのですが、水の後始末がたいへんだったようです。何か考えておいた方がよいでしょうか?
 
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<解説>
社労士 廊下や部屋で真っ暗な中で歩いていると、バケツや家具などに足や腕をぶつけてしまうことがあります。何もないと思い込んでいるからですが、それが危険なのです。
椅子をける 実際、私は昔、真っ暗な部屋に入ってある物を取ろうとしました。その物は所定の位置においているので目をつぶってでも取れるため、電気を付けずに入ったところ、椅子に思いっきり足をぶつけてしまい右足第二指を骨折するはめになったのです。椅子がそんなところにないだろうという思い込みが起こしたケガでした。
 
 仕事でも、同じようなことはないでしょうか?
 ・暗い廊下を歩く(明るいところから急に暗い場所に移ると、目が慣れておらず真っ暗でなくても殆ど何も見えない状態が数秒続くというのも同じです)
 ・倉庫の照明スイッチが入口近くになく、真っ暗な部屋に数メートル入ってから電気を付ける
 
 これまでケガがなくても、従業員の中には恐い思いをした方がおられるのではないでしょうか。
 今は「人感センサー付 足元ライト」が安く売っていますので、設置してみるとよいでしょう。
 
  ただし、足元ライトを設置したとしても、廊下や部屋を整理整頓しておくことが必要です。なぜなら、足元ライトの電池が切れたり、故障してしまうこともあるでしょう。絶対大丈夫ということはありません。もし万一と考える習慣(癖)をつけておいてください。このことがポイントです。足元ライトを設置するとき同時に部下へ指導するとよいでしょう。
 
 暗闇の中では、少しの明かりでかなり違います。ケガを負って従業員も会社も痛い思いをする前に対策をとっておきましょう。
 
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<ポイント>
! 暗い中を歩くと足や腕をいろいろなところにぶつけてしまうことがあります。何もないと思い込んでいるからですが、それが危険なのです。人感センサー付 足元ライトなどを設置して明かりと安全を確保しましょう。
 
 
人感センサー付 足元ライト

 

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書庫のファイル管理は斜めラインで!

<管理職からの質問>
男性_困り顔 書庫にファイルを保管しているのですが、場所が一定しておらず、よく探し回ることがあります。また、書庫のファイルは重要書類なので欠けていると困るのですが、今は揃っているのか欠けているのかさえもわからない状態です。なにか良いアイデアはありませんか?
 
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<解説>
ファイルの整頓社労士 ファイルが一定の順番に並んでいる、ファイルがきちんと返却されているかを一目でわかるようにするには、右図のようにファイルの背にラインを引くというアイデアがあります。
 このとき“斜め”にラインを引くというのがコツです。
 順番が違っているとラインがぐちゃぐちゃになりますし、ファイルが欠けているときれいにラインがつながりません。
 
 これであれば、遠くからでも一目でチェックができるでしょう。
 
 また、ラインは色や幅を変える、形を変えたりするとかなりのバリエーションになりますので、工夫を凝らしてください。
 
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<ポイント>
! ファイルが一定の順番に並んでいる、ファイルがきちんと返却されているかを一目でわかるようにするには、一連のファイルの背に斜めにラインを引くとよいでしょう。
 
 
 
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使いたいものがすぐに見つけられない

<管理職からの質問>
男性_困り顔 備品棚がいくつかあるのですが、中の備品がごちゃごちゃに混ざっており、使いたいものがすぐに取り出せません。探し物が見つからないので、イライラしている部下もいます。どうしたらよいでしょうか?
 
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<解説>
社労士 1つの棚や引き出しの中のスペースが大きいと、いろいろな物が混ざり合って、ごちゃごちゃになってしまいます。その結果、大きな物の下に小さな物が隠れてしまったり、反対に大きな物でもその上に小さなものをたくさん重ねてしまうと見えなくなってしまいます。
引き出しの整理 また、ある物を探すときに、他の物をあれこれ動かすとその度に位置が変わってしまい、毎回探す作業をしなければならなくなります。例え1回あたりの探す時間が短かったとしても、毎日毎日のそれを積み重ねてみると相当な時間数になってしまいます。さらに、上手く探し出せなければ、イライラしてしまうこともあるでしょう。
 このように整頓できていないと、よいことはありません。
 
 これを改善するには、引き出しに仕切り板を立てたり、小さな収納ケースを利用して物を“分ける”ということをすると良いと思います。そのときの基準は、物の大きさや種類、使う頻度が良いでしょう。現在は、百均ショップでいろいろなグッズが売っていますので、活用してみてはいかがでしょう。
 『分けることは、わかること』とは、上手く表現したものです。覚えておいてください。
 
 整頓することで、必要のないものや収納する場所が間違っているもの、中には壊れて使えないものまで出てきますので、整理することにも役立つでしょう。 実際には、半分以上の物を捨ててしまうこともよくあります。
 皆さんの引き出しや棚の中はどうですか? そっと開けて見てみましょう。
 
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<ポイント>
! ごちゃごちゃになっている引き出しから物を探す作業をなくすには、仕切りなどをして物の大きさや種類、使う頻度に応じて区分けするとよいでしょう。『分けることは、わかること』

 
  

色で区別する

<管理職からの質問>
男性_困り顔 社内便の仕組みを使って、他部署の者へ書類や資料などを届けているのですが、時々書類が届いていないということが起きています。詳しく調べてみると相手には届いてのですが、他の社内便と一緒にしていたり、他の書類に紛れ込ませていたりしています。相手にも注意を促してはいますが、なにかよい工夫はないでしょうか?
 
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<解説>
社労士 ある部署の従業員から他部署の特定の従業員へ、書類や小さな物を届けようとする場合、社内便という仕組みを使っている会社が多いのではないでしょうか。
 例えば、角2サイズの封筒を利用して、そこに発信者名と宛先名を書き込み、社内の通信担当者を経由して書類等を届けるという、いわゆる社内郵便システムです。
社内便 
 封筒は、複数回も利用できるように宛名欄を表形式で何行か作って貼り付けておき、書類等を受け取ったら二重線を引いて受取が済んだことをわかるようにしておきます。
 
 社内便には基本的に速達という仕組みはありませんので、どの郵便物も相手先に届く時間は一緒です。しかし、特に至急で確認してもらいたい書類等がある場合は、図のように封筒の色を赤色に変えておくとよいでしょう。それを社内共通のルールにしておけば、受け取った側も即座に確認するようになります。
  
 ただし、至急通信用の封筒を安易に使わないようにしておかなければなりません。急ぎでもないものを赤の封筒に入れることが何度も続きそれが当たり前になってしまうと、本当に至急のものかどうかがわからなくなってしまいます。
 
 また、いくら至急だといっても、受け取る側の立場に立って書類を作成し、又は届けるようにしなければなりません。期限が直前に迫っており、受け取った者が判断する時間が取れないような届け方はやってはいけません。
 
 重要な書類についても同様に考えるよいでしょう。
 
 
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<ポイント>
! 至急の書類や重要な書類を社内便で送るときは、赤色の封筒を利用するなど他の郵便物と同じではないという区別をつけるとよいでしょう。
 「色」はいろいろ活用方法あり。

小さな改善に小さな改善を重ねる

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 部下も職場で改善することの大切さは理解しているのですが、どうも長続きしません。どのようにアドバイスすればよいでしょうか?
 
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<解説>
社労士 最初から完璧な状態にまでしようと考えると、改善はなかなか進みません。
 まずは、仮に試してみるということからやってみましょう。
 
ラベル_改善に改善を重ねる 例えば、物の整頓で棚や整理ボックスにラベルを貼り付けて、誰でもが、どこに何があるかをわかりやすくしようという改善はよく行なわれます。
 
 このときテプラなどのラベルライターでシールをきれいに作成しようとする方がいますが、慣れていなければラベルシールを1枚作成するのに時間がかかり、それだけで疲れてしまいます。
 確かにきれいに作れるでしょうが、そもそもの目的は物の整頓であることを忘れていませんか。
 
 棚にラベルを貼り付けるのであれば、紙片に手書きをして物品名を書き込み、それをセロハンテープで留めるだけでも、目的は果たせます。
 
 ラベルの位置や区別がよいかどうかは、しばらくの間、それでやってみなければわかりません。上手くいかないこともあるでしょう。その場合はやり直せばよいのですが、完璧な改善だと思い込んでいると失望感が大きくなります。そうなると改善が続きません。
 その改善方法がよければ、時間の余裕があるときに初めてテプラでシールを作成し、貼り付けるようにしてください。「小さな改善に小さな改善を重ねる」ということです。この考え方が大事です。
 
 
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<ポイント>
! とりあえず改善策をやってみる。上手くいけば、さらに小さな改善を重ねる。これを繰り返していくことで、改善意識がつきます。
 
 
  


  
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封筒を再利用する

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 物が余っている現代なのでしょうか、物品の使い方が粗く、丁寧に使いきるという意識が低い従業員が増えてきているように思いますが、何かそのことを学ばせるような小さな改善を教えてください。
 
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<解説>
社労士 不在の上司や先輩、同僚の机に書類を置くときに、書類の中身を誰もが容易に見ることができないように隠しておきたい場合は、再生封筒を利用するとよいでしょう。
再生封筒 再生封筒とは、外から郵送されてきた郵便物の封筒部分のみを再利用するものです。用が済んだ封筒を捨てるのではなく、その封筒の宛名面に白紙の紙片を貼って(又は、宛名箇所に×印を書き)渡したい相手の名前と発信者である自分の名前を書き込みます。その中に渡したい書類を入れて、相手の机に置くようにします。
 
 新品の封筒を使わなくても済みますので費用を削減できます。また、他者に見られないように書類を裏向きにして机に置いておくと気づかず、ほかの書類の中に紛れ込んでしまう可能性がありますが、再生封筒を利用するとそういうことが減るでしょう。
 
 なお、重要書類などは再生封筒を使ったとしても単に机に置くのではなく渡したい相手方の部下などへ手渡しし、確実に渡るようにしなければなりません。
 
 また、電子メールで「重要書類を○○さんに渡しておきました」とか「◇◇書類を机に置きましたので、ご確認ください」という連絡を入れておくのも気遣いでしょう。
  
 普通に考えればすぐに捨ててしまうもの(封筒)を何か使い道はないかとちょっと知恵を絞る、これが改善です。
 
  
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<ポイント>
! 書類の中身を伏せて届ける場合、新しい封筒を使わなくても、再生封筒を使うことで費用を削減することができます。普通に考えればすぐに捨ててしまうものを何か使い道はないかとちょっと知恵を絞る、このことが大事です。
 
  
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日本語表記に変える

<管理職からの質問>
男性_困り顔 お客様がお帰りになる際、次の予約をしてもらうためにわかりやすくカレンダーを置いて見てもらっています。翌月の予約になることも多いでの、当月分と翌月分の2か月分のカレンダーを置いているのですが、よく見間違えをされます。特に、高齢者の方が間違われますが、何かよい工夫はないでしょうか?
 
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<解説>
社労士日本語表記に変える カレンダーを見間違える原因として、月の表記が英語になっていることが考えられます。ぱっと見てすぐわからず、同じ月のカレンダーが置いてあると思って希望する予約日を探されているようですが、別の月のものを見ているのです。特に、高齢者の方に間違いが多いのは、その所為でしょう。
 英語表記ではなく、日本語表記にしてみてください。 
 
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<ポイント>
! 慣れている日本語表記に変えると間違いが少なくなる。
 

モレのない伝言メモ

<管理職からの質問>
男性_困り顔 外出先から貴社すると時間外になっていることが日常です。貴社したときに、部下から伝言メモが机の上に残されていることがあるのですが、要点がまとめられておらず、伝言内容がわからないことがよくあります。部下は既に退社しており、聞くことができず、それでトラブルになりかけたこともあります。どのように改善したらよいでしょうか?
 
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<解説>
社労士 伝言メモ伝言をメモで連絡するには、次の項目は必須です。
 ・いつ
 ・誰から
 ・どのような方法で(電話又は来訪)
 ・どのような用件を
 ・(期限があれば)いつまでに
 ・誰が聞いたのか
 
 これを部下に周知させ、確実に伝言メモに書かせることが必要です。
 部下が慣れるまでは、上記内容がリスト化された、下記のような市販の商品(アイテム)を利用するのもよいでしょう。
 自社で作成し、裏紙などを使ってメモを作っている職場もあります。

 
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<ポイント>
! 部下が慣れるまでは、伝言メモに最低限必要な項目を予めリスト化しておき、それを必ず使用させる。
 
 
 
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数字の桁位置を合わせる

<管理職からの質問>
男性_困り顔 販売担当者に商品の売上合計を伝票の形で提出させているのですが、集計がしにくく良く間違います。何かよい工夫はないでしょうか?
 
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<解説>
社労士 伝票を書く人によって文字の大きさや数字の位置取りが異なっているため、集計する人は読みにくいと思います。そのため、時間がかかり、あちこちに目がいくため読み間違いをしているのでしょう。
数字の桁を合わせる 
 文字の大きさや形は、個人差がありますから統一させることは難しいと思いますが、数字の位を揃えることは簡単にできます。
 右図をクリックしてみてください。どうでしょう、わかりやすくなったのではないでしょうか。
 
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<ポイント>
! 伝票に位取りができるように枠を設ける。
 
 
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読んだ者はサインする

<管理職からの質問>
男性_困り顔 総務課などから連絡文書が回ってくるのですが、部下全員にスムーズに伝わりません。交代制勤務のため、朝礼には全員が出ることができませんので、どうしたものか困っています。
 
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<解説>
社労士読んだ人はサインをする 部下の誰が読んで、誰が読んでいないのかがわかればよいのではないでしょうか。
 連絡文書が来たら確認欄のある紙片を貼り付けて、読んだ者がサインをするということをすればよいでしょう。
 ◆右の画像をクリックしてご確認ください。
 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<ポイント>
! 連絡文書に確認欄のある紙片を貼り付けて、サインをさせるとよいでしょう。
 
 
 
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