人事コンサルタント鷹取が贈る「人事評価・労務管理・人材育成」入門

◆部下の人事評価・労務管理・職場のマネジメントに必要な考え方やツール、情報をピックアップしてお届けします。 ◆特に、医療・福祉分野の方向けにまとめていますが、一般企業の方にもぜひ参考としていただければ幸いです。 ◆担当は、人事総務部サポーター・現場管理職サポーターでアンガーマネジメント・ファシリテーターの『人事コンサルタント鷹取 人事マネジメント研究所 進創アシスト 代表』より。 【無断転載・無断複写禁止】

2012年06月

面談スケジュールはあらかじめ決めておき、守る

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標設定面談のスケジュールは決めておいた方がよいのでしょうか? また、決めておいたときに、予定時間を超えてしまうことが予想される部下がいるのですが、そのときはどうすればよいのでしょうか?
 
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<解説>
社労士 目標設定面談だけではなく、中間面談、期末評価面談なども含めて、面談を行なう場合はスケジュールをあらかじめ決めておき、それを守るようにしてください。「(上司が)急に時間が空いたから、今からAさん面談しましょ面談スケジュールは決めておくう」といった、その場の思いつき、場当たり的なやり方では、効果的な面談にはなりません。
 
 また、1人あたりの面談時間もあらかじめ決めておき、守ってください。1人あたり30分~1時間程度の職場が多いようです。時間が短いと十分な意志疎通が図れませんので、少なくとも30分は確保してもらいたいものです。
 
 部下からたくさんの意見や要望が出る場合、決めた時間内に終わらず、超過してしまうことも考えられます。しかし、時間を超えてしまうと、次に待っている部下のスケジュールがズレてしまいます。仕事にも影響することも考えられますので、時間を守るように努めてください。そのためには、面談前の準備が大切です。
 
 どうしても時間内に終わらないということであれば、一旦中断し、第2回目の面談を計画するとよいでしょう。部下の話を一方的に断ち切ってしまうのもよくありませんし、第1回目の部下の話を改めて冷静に振り返る時間にもなります。もちろん、その時も再度事前準備を行なってから面談に入ってください。
 
 
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<ポイント>
! 面談を行なう場合はスケジュールをあらかじめ決めておき、1人あたりの面談時間も守るようにしてください。そのためには、事前準備が大切です。どうしても超過する場合は、一旦中断し、第2回目の面談を予定してください。
 
 
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目標設定面談の進め方

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標設定における実際の面談の具体的な進め方を教えてください。
 
 
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<解説>
社労士 目標設定面談の進め方は、次のようにします。
 
①アイスブレイク
 ・日頃のねぎらいを感謝し、緊張をほぐすようにします。特に、新入社員や経験の浅い社員には丁寧に行ってください。反対に、ベテランで上司と日頃から意思疎通が十分に図れている場合は、なくてもよいでしょう。
 
②部下の目標や行動計画の考えを十分に聴く
 ・部下にも事前に考えを整理させておかなければなりません。部下の考えを聴くポイントは、目標を具体的に表現させるように話をもっていくことです。
 
目標設定面談の進め方③上司としての考えを具体的に伝える
 ・上司として今期部下に目標としてもらいたいことを端的に伝えます。②の部下の考えにとらわれず、あくまでも上司としての考えを述べましょう。部下の目標を批判的にみて、「これはダメ、あれもダメ」というだけでも、もちろんよくありません。
 
④上司と部下の目標や行動計画の一致点を確認した上で、不一致点について意見交換をしながら一致させる
 ・不一致点を一致させるためには、会社の事業計画や部門目標との整合性から確認します。次に、優先順位の上位のものを意識させます。反対に言えば、劣後順位のものを捨てる(今は取り組ませない)ように認識させるとよいでしょう。
 
⑤今後のチャレンジ方向を確認する
 ・話し合った内容を整理・要約し、改めて具体化された目標をイメージ化して、取り組み方法についても具体化させておく。

⑥部下から上司への要望を聴く
 ・目標や行動計画に関することだけではなく、その他のことでも上司への要望や知っておいてもらいたいことを聴く機会を設けてください。

⑦終了する(エンディング)
 ・今後の期待を伝えて、終了する。
 
 
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<ポイント>
! 目標設定面談の進め方は、①アイスブレイク、②部下の考えを十分に聴く、③上司としての考えを伝える、④両者の不一致点を一致させる、⑤今後のチャレンジ方向を確認する、⑥部下から上司への要望を聴く、⑦終了する(エンディング)という手順です。
 
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本を折り曲げたり、傷つけないで持ち運ぶ

<管理職からの質問>
男性_困り顔 本や厚みのある資料を持参して顧客に贈呈しようとするときに、折れ曲がっていることがよくあります。カバンの中で暴れてしまっているのでしょうか。カバン自体は丁寧に扱っているつもりですが、どうしたらよいでしょうか。
 
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<解説>
社労士 本や厚みのある資料をきれいに持ち運ぶには、再生封筒(使い終わった封筒)を利用するとよいでしょう。例えば、2冊の本では、本をきれいに運ぶ右の写真のように角2型(A4サイズ)の封筒にA5型の本を2冊、背を合わせるように入れます。反対側(開く方)を合わせるように入れると、運んでいる途中で紙と紙が重なって折れたり、場合によっては破れたりしますので注意してください。
 3冊目の本は、方向を横にして入れるとよいでしょう。本の厚みにもよりますが、隙間がちょうど埋められます。
 再生封筒を利用することで、カバンの中で他の書類や文具と擦れ合ったりしなくなりますので、キズがつきません。

 お客様など受け取る側は、本や資料がきれいな状態や角がきちんと揃っている方がきもちよいものです。相手の立場になってお渡しするように心がけてください。
 
  
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<ポイント>
! 本や厚みのある資料をきれいに持ち運ぶには、再生封筒を利用するとよいでしょう。カバンの中であちこち移動することがなく、また他の書類や文具と擦れ合ったりしなくなりますので、キズがついたり、折れたりしません。
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目標設定面談の狙いと面談に向けての準備

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標設定面談を行なおうと考えているのですが、初めてのことでどのように部下と面談すればよいでしょうか?
 
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<解説>
社労士 目標設定面談の狙いは
 1.達成目標のイメージ化
 2.行動・実践計画の具体化
です。これは部下と上司とが同じ認識を持ち、両者の間のブレやギャップをなくすことです。
 目標設定面談に向けての事前準備
 そのためには、面談前の事前準備は欠かせません。何も準備せずに臨んだり、行き当たりばったりで面談をしていると適切な目標設定や計画が作れません。また、部下の考えをそのまま承認してしまい、会社の方針や部門の目標に沿っていない内容になったりすることもありますので、準備は確実に行っておいてください。
 面談に向けての準備としては次のようなことが挙げられます。
 
■目標設定面談に向けての準備
 ①部下が考えた目標設定を“事前に”書類で提出させる
 ②目標の確認~部下の個人目標が部署目標や上位目標と連動しているかを確認する
 ③達成方法の確認~部下が考えている方法(実行策)が具体的で、かつ、目標達成が可能かを確認する
 ④達成水準の確認~評価が可能か、達成イメージが具体化でき、部下と共有できるかを確認する
 ⑤面談で聞くこと、調整すべきことの確認~部下の目標水準が低すぎたり、高すぎたりする場合、または上位目標と連動していない場合などに、どう話を展開するかをあらかじめ想定し、まとめておく
 
 ⑤に関しては、部下は自分に甘いか辛いか、自己主張が強いか弱いかによって、当然準備すべき内容は変わってきます。部下の考えを尊重しつつも、組織の中で働いている以上、会社や部門、部署の目標に沿わせることが大事です。部下一人ひとりについて面談の進め方を想定しておくことはたいへんですが、これを丁寧に行なうことで、よい目標が設定されるでしょう。
 
 
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<ポイント>
! 目標設定面談の狙いは「達成目標のイメージ化」「行動・実践計画の具体化」ですが、この内容を充実させ、組織目標に沿わせるためには、面談前の事前準備がひじょうに大切です。忙しさにかまけて疎かにしないようにしましょう。
 
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年休の残日数の管理方法

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 年休の残日数がよくわかりません。その都度、どの程度の日数が残っているのかを、上司としても把握すべきだと思いますが、どうしたらよいでしょう。
 
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<解説>
社労士 年休(日数)管理簿年休(日数)管理簿を従業員一人ひとりに作成することをお勧めします。
 右図の例は、【日単位】の年休管理を表面、【時間単位】の年休管理を裏面で行ないます。それぞれの左欄に40日→1日まで1日単位の枠、40時間→1時間まで1時間単位の枠をとっておきます。
 
 まず従業員ごとに、年休更新時に新規に付与する日数と繰越日数とを合計して、その従業員に与えられている年休日数を出します。例では、新しく付与された日数20日と繰越分が16日ですので、合計36日が使えることになります。管理簿表面の40日~37日は使えませんので、大きく×印を付けておきましょう。
 そして、年休を取ればその分だけ記録します。そうすると残り日数や時間数が明確にわかります。
 
 裏面で時間単位年休(例で言えば8時間分)を1日分取ったときには、表面の年休を1日分使ったとして削除します。これは、各従業員に任せず、人事課の方で処理をしてもらうとよいでしょう。
 
 また、年休(日数)管理簿は、休暇等届出書と一緒に提出させるようにすると、より適切な年休管理ができます。
 
年休(日数)管理簿.pdf ← ダウンロードしてご覧ください。 
 
 
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<ポイント>
! 年休の残日数を管理するには、「年休(日数)管理簿」を従業員一人ひとりに作成してください。そして、年休を取ったときには、その都度管理簿に書き込んでいくようにすれば、残日数は一目でわかります。時間単位年休で1日分に相当する年休を取った場合は、年休の1日枠を削除するとよいでしょう。
 
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台風の影響で遅刻した従業員の取り扱い

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 台風が近づいており、交通機関の乱れが予想されます。遅刻者などが出てきた場合、労務管理上、どのように取り扱えばよいのでしょうか?
 
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<解説>
社労士 台風のときに交通機関が乱れ、延着したため、遅刻してしまうということは予想されることです。本人にとってはやむを得ない事情であると言えます。
  
 台風などのやむを得ない事情と判断できる場合は、遅刻の取り扱いをせず、出勤の取り扱いをする会社が多いのではないでしょうか。
 
 しかし、1,2時間の遅刻の場合ならまだよいのですが、まったく出勤できないというケースも考えられるでしょう。その場合に、同じように出勤扱いしてもよいのかという問題が出てきます。
台風で遅刻した 
 また一方では、台風の中でも出勤したり、勤務している従業員もいることでしょう。通常の業務ができない状況であるとしても、その者達には負担がかかっていることも事実です。やむを得ない事情があるとしても遅刻者や欠勤者に通常の賃金を支払うことは、不公平を感じさせてしまうことにもなります。
 
 いろいろなケースが考えられますが、
①出勤者に理解が得られれば、遅刻の取り扱いをせず、出勤していたものとして取り扱う。なお、終日出勤できない者(欠勤者)については、後日年休取得の手続きをさせて、こちらも不利な取り扱いをしない。
②出勤者に十分な理解が得られなければ、基本原則「ノーワーク、ノーペイ」の考えに基づき、遅刻や欠勤に対しては賃金を支払わないこととするが、事後の届出になっても従業員から年次有給休暇(時間単位年休)の申し出があれば認めて、不利な扱いをしない。
というような方法が考えられますが、①②いずれの場合も年休を使いたくない、または年休が使えないという従業員が出てくることも予想されますので、これらの者への対応方法を予め考えておく必要があります。
 
 いずれにしても会社でどのように取り扱うかを決め、統一しておかなければなりませんが、やむを得ない事情であることに変わりはありませんので、不利な扱いをしないようにしておくことが望ましいでしょう。
 
 
 また、そもそも論で考えれば、遅刻等の取り扱いだけではなく、業務そのものへの影響も大きいため、従業員ときちんとコミュニケーションをとって、危機管理時における協力体制を築いておくことが大事です。
 台風対策をあらかじめ講じておき、従業員の一部を近隣に宿泊させたり、勤務シフトを変更したりするなど事前にできることを十分にやっておくことで、従業員の理解は得られるようになるものと思われます。
 
 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<ポイント>
! 台風の影響で遅刻してきた場合は、出勤していたものとして取り扱ったり、事後に本人から遅刻時間分または欠勤に対して年休の申し出をさせるなどの取り扱いが考えられます。いずれにしても会社でどのように取り扱うかを決め、統一しておかなければなりませんが、やむを得ない事情であるため、不利な扱いをしないようにしておくことが望ましいでしょう。
 
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休暇や欠勤等の届出を一つの書類にして管理する

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 休暇に関してその事由ごとに様式を定めるなど、わが社には社員が提出する届出書類がたくさんあり過ぎて部署での書類保管に困っています。また、産前産後休暇などは書式が決まっておらず任意の書式でも受け付けているため、どんなときに、どのように書かせればよいかわからず困っています。
 
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<解説>
社労士 休暇に関して「年次有給休暇(年休)」「忌引休暇」「結婚休暇」「産前産後休暇」などを別々の書類にしていると、それだけで少なくとも4種類の届出書になってしまいます。休暇の事由ごとに書式を準備するのではなく、休休暇等届出書を一つにまとめる暇という大きな分類(グループ)で一つの書式にまとまるように工夫するとよいでしょう。
 書かせる内容は「いつから、いつまで」「理由」「緊急時の連絡先」など概ね共通している項目を設け、「事由(分類)」欄で該当のものにチェックを入れさせるようにします。
 
 また、休暇に加えて「遅刻・早退」「欠勤」なども一緒に取り扱うことができますので、これらの項目も含めておくとよいでしょう。
 
 休暇等届出書.pdf ←ダウンロードしてご覧ください。
 
 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<ポイント>
! 「年休」「忌引休暇」「結婚休暇」などの各種休暇や「遅刻・早退」「欠勤」等に関する届出書は一つの様式にまとめるとよいでしょう。
 
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目標管理シートの「難易度」設定

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 目標管理シートに「難易度」の欄がありますが、これはどのように扱えばよいのでしょうか?
 
  
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<解説>
社労士 目標管理シートの「難易度」を設定するにあたっては次のような観点を参考にしてください。
 ・担当職務の中での重要度や業務量によって
 ・部門全体の目標達成上の重要度によって
目標管理の難易度設定 ・本人の能力等級と比較しての難しさによって
 ・緊急度によって
 
 難易度の尺度としては、次のように設定できます。
 ・難…上位等級並の難しさ
 ・やや難…現能力に対して+α×2~3倍が必要な難しさ(普通の努力では達成できない)
 ・適…現能力に対して+α(努力)が必要な難しさ
 ・やや低…基本的に設定すべきではないが、事情によっては現能力をキープし当面をしのぐ
  
 「やや低」の事情とは、出産や育児、親の介護、健康上などの理由から一時的に十分な時間がとれなかったり、精神的な余裕がない場合をイメージしてもらうとよいでしょう。
 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<ポイント>
! 目標管理シートの「難易度」については、視点と尺度を分けて考えるとよいでしょう。
 

クリアブックのポケットから資料が飛び出ないようにする

<管理職からの質問>
男性_困り顔 先日、クリアブックに重要な資料を入れて持ち運んでいたところ、知らぬ間に資料が飛び出ていました。近くにいる方が「落としてますよ」と声をかけてくれたのでよかったのですが、危うく紛失してしまうところでした。中身が飛び出ない工夫はありませんか? 
 
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<解説>
社労士
クリアブックのポケット改善 クリアブックは透明なポケットの中に書類や資料を入れておけるのでたいへん重宝しますが、ポケットの開口部から中身が飛び出てしまうことがあります。急いでいて上下を逆に持ってしまったときなどに起こりがちです。飛び出たときに気づかなかったときはたいへん困ります。重要な書類や資料の場合は尚更です。
 
 そんなときはポケットの開口部の裏から表にかけてセロテープを写真のように貼ってみてください。そのときに、テープの端を折って返しをつけ、つまみやすいようにするとよいでしょう。
 写真ではセロテープがわかりにくいので、見やすいようにガムテープを使用していますが、ガムテープでは粘着力が強すぎてポケットが傷んでしまいますので、セロテープがお勧めです。

 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<ポイント>
! クリアブックのポケットから中身が飛び出ないように開口部の裏から表にかけてセロテープを貼り、テープの端をつまみやすいように返しをつけておくとよいでしょう。
 

目標管理で設定する目標は、事業計画や部門目標と連動していることが必要

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 部下に目標を考えさせるときに、押さえておくべきポイントというものはあるでしょうか? あれば教えてください。
 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<解説>
社労士 目標管理で設定する目標は、具体的であれば何でもよいというものではありません。仕事の一環として行なっているのですから、仕事に関連している必要があります。具体的には、会社のその年度における事業計画や部門目標などと連動していなければなりません。
事業計画や部門目標との連動 
 また、自分の担当職務の中で、重要度の高いものを選んで目標に掲げるという視点も大切です。
 
 さらに、当然のことですが、目標ですから努力が必要なものでなければなりません。単に、右のものを左へ移す程度のものでは目標とは言えません。反対に、目標達成がどう考えても無理なものもいけません。困難なことであっても実現可能なものであることが必要です。
 
 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<ポイント>
! 目標管理で設定する目標は、①会社の事業計画や部門目標と連動している、②担当職務の中から、かつ、重要度の高いものから設定されていることが必要です。また、③目標が安易に達成可能又は目標達成が不可能なものであってもいけません。
 
 
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目標設定でよくない表現

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 部下が考えてきた目標の中に「頑張ります」「一生懸命に取り組みます」「適切なものに改善します」と書かれていますが、このままでよいのでしょうか?
 
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<解説>
社労士 上記のような表現は、よくありません。また、次のような表現もよく目にします。
・出来る限り、可能な限り
・速やかに、早急に
・適切に、適正な
・更に努力する
・鋭意検討する
抽象的な目標表現はダメ・積極的に取り組む
 
 これらの表現は目標管理では不適切です。その理由は、
・目標達成のイメージが具体化できない
・客観的な評価ができない
・すぐに実行に移せない
ためです。
 
 抽象的な表現は、目標管理では目標にはなりません。もっと具体化させる必要があります。上司である自分はもちろん、その他の管理職にもすぐにわかってもらえるような表現になればOKです。
 
 部下が考えてきた目標が抽象的な場合、次のような質問を繰り返して具体化させてください。
・このことは細かく分けると何と何があるのか?
・その細かく分けた中から何をターゲットにしようとしているのか?
 
 その上で、
・いつ(○月○日)までか
・目標を達成すると、どのような成果や結果が得られるのか
・実際にどのような行動を起こすのか
をイメージさせて目標設定に盛り込むようにするとよいでしょう。
 
 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<ポイント>
! 目標管理で設定する目標は、より具体的なものにさせなければいけません。抽象的な表現では、評価ができず、また実行にも移せません。
 
 
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「平成23年度男女雇用機会均等法、育児・介護休業法、パートタイム労働法に関する相談、紛争解決の援助及び是正指導の状況まとめ」公表~労働者の権利侵害に関する相談件数が増加

 5月31日、厚生労働省から平成23年度に都道府県労働局雇用均等室(以下「雇用均等室」という。)で取り扱っ「た男女雇用機会均等法、育児・介護休業法、パートタイム労働法に関する相談と、紛争解決の援助申立・調停申請の受理状況」が公表されました。こちらも状況の概要は理解しておいてください。
都道府県労働局への紛争解決の援助申立・申請は初めて1千件超に 
 
①男女雇用機会均等法
 「セクシュアルハラスメント」に関する相談が半数以上を占めており、「婚姻、妊娠・出産等を理由とする不利益取扱い」「母性健康管理(いわゆる、妊産婦への配慮)」に関しての相談が多い結果となっています。
 
②育児・介護休業法
 改正育児・介護休業法が施行された平成22年度から比べると相談件数は減少しています。法律の改正による対応方法についての相談が一段落したと思われます。
 しかし、労働者からの相談で「育児休業が取れない」など個別の労働者の権利の侵害に関する相談件数が増加していることは注意すべきでしょう。
 
③パートタイム労働法
 こちらの相談は前年度より大幅に増加しています。
 相談内容では、「通常の労働者への転換」が最も多く、次いで「労働条件の文書交付等」となっています。雇用均等室が行なった是正指導でも同じ順位となっており、パートタイマーに対する労務管理のより整備が求められていると言えます。
 
 
 平成23年度男女雇用機会均等法、育児・介護休業法、パートタイム労働法に関する相談、紛争解決の援助及び是正指導の状況まとめ~都道府県労働局への紛争解決の援助申立・申請は初めて1千件超に~
 

news letter 2012年06月号

newsletter_201206人事マネジメント研究所 進創アシスト 発行の「 news letter 2012年06月号 (pdf)」です。ダウンロードしてご覧ください。  http://blog.livedoor.jp/shinsou_assist/newsletter/201206.pdf
 
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執筆本『医療機関の労務トラブル事例集』



座談会出席『職場のトラブルをどう解決!』

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座談会「(医療機関)職場のトラブルをどう解決するか」に出席した記事掲載されました
執筆雑誌『SR第22号』

執筆雑誌『SR第21号』

 
 
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