人事コンサルタント鷹取が贈る「人事評価・労務管理・人材育成」入門

◆部下の人事評価・労務管理・職場のマネジメントに必要な考え方やツール、情報をピックアップしてお届けします。 ◆特に、医療・福祉分野の方向けにまとめていますが、一般企業の方にもぜひ参考としていただければ幸いです。 ◆担当は、人事総務部サポーター・現場管理職サポーターでアンガーマネジメント・ファシリテーターの『人事コンサルタント鷹取 人事マネジメント研究所 進創アシスト 代表』より。 【無断転載・無断複写禁止】

2012年03月

色で区別する

<管理職からの質問>
男性_困り顔 社内便の仕組みを使って、他部署の者へ書類や資料などを届けているのですが、時々書類が届いていないということが起きています。詳しく調べてみると相手には届いてのですが、他の社内便と一緒にしていたり、他の書類に紛れ込ませていたりしています。相手にも注意を促してはいますが、なにかよい工夫はないでしょうか?
 
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<解説>
社労士 ある部署の従業員から他部署の特定の従業員へ、書類や小さな物を届けようとする場合、社内便という仕組みを使っている会社が多いのではないでしょうか。
 例えば、角2サイズの封筒を利用して、そこに発信者名と宛先名を書き込み、社内の通信担当者を経由して書類等を届けるという、いわゆる社内郵便システムです。
社内便 
 封筒は、複数回も利用できるように宛名欄を表形式で何行か作って貼り付けておき、書類等を受け取ったら二重線を引いて受取が済んだことをわかるようにしておきます。
 
 社内便には基本的に速達という仕組みはありませんので、どの郵便物も相手先に届く時間は一緒です。しかし、特に至急で確認してもらいたい書類等がある場合は、図のように封筒の色を赤色に変えておくとよいでしょう。それを社内共通のルールにしておけば、受け取った側も即座に確認するようになります。
  
 ただし、至急通信用の封筒を安易に使わないようにしておかなければなりません。急ぎでもないものを赤の封筒に入れることが何度も続きそれが当たり前になってしまうと、本当に至急のものかどうかがわからなくなってしまいます。
 
 また、いくら至急だといっても、受け取る側の立場に立って書類を作成し、又は届けるようにしなければなりません。期限が直前に迫っており、受け取った者が判断する時間が取れないような届け方はやってはいけません。
 
 重要な書類についても同様に考えるよいでしょう。
 
 
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<ポイント>
! 至急の書類や重要な書類を社内便で送るときは、赤色の封筒を利用するなど他の郵便物と同じではないという区別をつけるとよいでしょう。
 「色」はいろいろ活用方法あり。

職種間のバランスをとる~組織図

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 私の勤める介護施設には介護員のほか、看護師やPT,OT,ST、相談員、事務員など職種がたくさんあります。「期待する職員像」を考えるときに、これらの職種とのバランスをとる必要があると思いますが、どうしたらよいでしょうか?
 
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<解説>
社労士 キャリアパスを作るときに「期待する職員像」を考えましたが、その際、組織全体のバランスをとることも大切です。
 バランスをとる方法としては、組織図を手元において見てみましょう。そこに職位(役割)が示されていればよいのですが、もしなければ書き足したり、または組織図を修正してみてください。かなり前に作ったままで、更新されていない組織図をよく見かけます。
組織図と職位 組織図はキャリアパスにも活用できますが、そもそも日常業務において指示命令を受けたり、報告・連絡・相談をする相手を明確にしておくことで組織統制を保つという役割もありますので、現状にあった組織図にしておいてください。
 
 その上で、職種毎の「期待する職員像」を職位(役割)に分けて、各管理職にヒヤリングしてください。そして、職位(役割)のレベルが同等になるように調整を図るとよいでしょう。なお、職種それぞれで考え方が違い、レベルに統一性がない場合は、施設全体で改めてバランスを図る必要がありますので、施設長や事務長に相談をしてください。
 
 
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<ポイント>
! キャリアパスを作るときに「期待する職員像」を考えましたが、組織全体のバランスをとるには、職位(役割)のわかる組織図を参考にするとよいでしょう。
 
 
 
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小さな改善に小さな改善を重ねる

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 部下も職場で改善することの大切さは理解しているのですが、どうも長続きしません。どのようにアドバイスすればよいでしょうか?
 
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<解説>
社労士 最初から完璧な状態にまでしようと考えると、改善はなかなか進みません。
 まずは、仮に試してみるということからやってみましょう。
 
ラベル_改善に改善を重ねる 例えば、物の整頓で棚や整理ボックスにラベルを貼り付けて、誰でもが、どこに何があるかをわかりやすくしようという改善はよく行なわれます。
 
 このときテプラなどのラベルライターでシールをきれいに作成しようとする方がいますが、慣れていなければラベルシールを1枚作成するのに時間がかかり、それだけで疲れてしまいます。
 確かにきれいに作れるでしょうが、そもそもの目的は物の整頓であることを忘れていませんか。
 
 棚にラベルを貼り付けるのであれば、紙片に手書きをして物品名を書き込み、それをセロハンテープで留めるだけでも、目的は果たせます。
 
 ラベルの位置や区別がよいかどうかは、しばらくの間、それでやってみなければわかりません。上手くいかないこともあるでしょう。その場合はやり直せばよいのですが、完璧な改善だと思い込んでいると失望感が大きくなります。そうなると改善が続きません。
 その改善方法がよければ、時間の余裕があるときに初めてテプラでシールを作成し、貼り付けるようにしてください。「小さな改善に小さな改善を重ねる」ということです。この考え方が大事です。
 
 
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<ポイント>
! とりあえず改善策をやってみる。上手くいけば、さらに小さな改善を重ねる。これを繰り返していくことで、改善意識がつきます。
 
 
  


  
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封筒を再利用する

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 物が余っている現代なのでしょうか、物品の使い方が粗く、丁寧に使いきるという意識が低い従業員が増えてきているように思いますが、何かそのことを学ばせるような小さな改善を教えてください。
 
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<解説>
社労士 不在の上司や先輩、同僚の机に書類を置くときに、書類の中身を誰もが容易に見ることができないように隠しておきたい場合は、再生封筒を利用するとよいでしょう。
再生封筒 再生封筒とは、外から郵送されてきた郵便物の封筒部分のみを再利用するものです。用が済んだ封筒を捨てるのではなく、その封筒の宛名面に白紙の紙片を貼って(又は、宛名箇所に×印を書き)渡したい相手の名前と発信者である自分の名前を書き込みます。その中に渡したい書類を入れて、相手の机に置くようにします。
 
 新品の封筒を使わなくても済みますので費用を削減できます。また、他者に見られないように書類を裏向きにして机に置いておくと気づかず、ほかの書類の中に紛れ込んでしまう可能性がありますが、再生封筒を利用するとそういうことが減るでしょう。
 
 なお、重要書類などは再生封筒を使ったとしても単に机に置くのではなく渡したい相手方の部下などへ手渡しし、確実に渡るようにしなければなりません。
 
 また、電子メールで「重要書類を○○さんに渡しておきました」とか「◇◇書類を机に置きましたので、ご確認ください」という連絡を入れておくのも気遣いでしょう。
  
 普通に考えればすぐに捨ててしまうもの(封筒)を何か使い道はないかとちょっと知恵を絞る、これが改善です。
 
  
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<ポイント>
! 書類の中身を伏せて届ける場合、新しい封筒を使わなくても、再生封筒を使うことで費用を削減することができます。普通に考えればすぐに捨ててしまうものを何か使い道はないかとちょっと知恵を絞る、このことが大事です。
 
  
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