人事コンサルタント鷹取が贈る「人事評価・労務管理・人材育成」入門

◆部下の人事評価・労務管理・職場のマネジメントに必要な考え方やツール、情報をピックアップしてお届けします。 ◆特に、医療・福祉分野の方向けにまとめていますが、一般企業の方にもぜひ参考としていただければ幸いです。 ◆担当は、人事総務部サポーター・現場管理職サポーターでアンガーマネジメント・ファシリテーターの『人事コンサルタント鷹取 人事マネジメント研究所 進創アシスト 代表』より。 【無断転載・無断複写禁止】

2012年01月

モレのない伝言メモ

<管理職からの質問>
男性_困り顔 外出先から貴社すると時間外になっていることが日常です。貴社したときに、部下から伝言メモが机の上に残されていることがあるのですが、要点がまとめられておらず、伝言内容がわからないことがよくあります。部下は既に退社しており、聞くことができず、それでトラブルになりかけたこともあります。どのように改善したらよいでしょうか?
 
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<解説>
社労士 伝言メモ伝言をメモで連絡するには、次の項目は必須です。
 ・いつ
 ・誰から
 ・どのような方法で(電話又は来訪)
 ・どのような用件を
 ・(期限があれば)いつまでに
 ・誰が聞いたのか
 
 これを部下に周知させ、確実に伝言メモに書かせることが必要です。
 部下が慣れるまでは、上記内容がリスト化された、下記のような市販の商品(アイテム)を利用するのもよいでしょう。
 自社で作成し、裏紙などを使ってメモを作っている職場もあります。

 
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<ポイント>
! 部下が慣れるまでは、伝言メモに最低限必要な項目を予めリスト化しておき、それを必ず使用させる。
 
 
 
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数字の桁位置を合わせる

<管理職からの質問>
男性_困り顔 販売担当者に商品の売上合計を伝票の形で提出させているのですが、集計がしにくく良く間違います。何かよい工夫はないでしょうか?
 
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<解説>
社労士 伝票を書く人によって文字の大きさや数字の位置取りが異なっているため、集計する人は読みにくいと思います。そのため、時間がかかり、あちこちに目がいくため読み間違いをしているのでしょう。
数字の桁を合わせる 
 文字の大きさや形は、個人差がありますから統一させることは難しいと思いますが、数字の位を揃えることは簡単にできます。
 右図をクリックしてみてください。どうでしょう、わかりやすくなったのではないでしょうか。
 
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<ポイント>
! 伝票に位取りができるように枠を設ける。
 
 
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読んだ者はサインする

<管理職からの質問>
男性_困り顔 総務課などから連絡文書が回ってくるのですが、部下全員にスムーズに伝わりません。交代制勤務のため、朝礼には全員が出ることができませんので、どうしたものか困っています。
 
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<解説>
社労士読んだ人はサインをする 部下の誰が読んで、誰が読んでいないのかがわかればよいのではないでしょうか。
 連絡文書が来たら確認欄のある紙片を貼り付けて、読んだ者がサインをするということをすればよいでしょう。
 ◆右の画像をクリックしてご確認ください。
 
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<ポイント>
! 連絡文書に確認欄のある紙片を貼り付けて、サインをさせるとよいでしょう。
 
 
 
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目次_誰でもできる小さな業務改善

部下をもつ管理職のための「人事評価・労務管理・職場のマネジメント」入門のうち
「誰でもできる小さな業務改善」項目の目次です。
社労士 
 

 
 
読んだ者はサインする
数字の桁位置を合わせる
モレのない伝言メモ 
日本語表記に変える
・ 封筒を再利用する
・ 小さな改善に小さな改善を重ねる
・ 使いたいものがすぐに見つけられない
書庫のファイル管理は斜めラインで!
暗い中で歩くのは危険 
裏紙でメモ用紙束を作る
・ 社用車の配車をスムーズにする
なんだ、そんなことでいいのか
電話を切ったときに“ガチャッ”という大きな音を防ぐ 
・ 窓の開閉状態の瞬時チェック
・ ホワイトボード用のペンの補充方法
・ クリアブックのポケットから資料が飛び出ないようにする
・ 休暇や欠勤等の届出を一つの書類にして管理する
・ 本を折り曲げたり、傷つけないで持ち運ぶ
コロコロを使って身だしなみを整える 


 
 

研修効果を高めるために

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 勉強のために部下にいろいろな外部研修会へ参加させています。興味を持って参加しているようですが、どれもその場限りの研修に終わってしまっています。これでは研修会に参加させる効果がないように思うのですが、どうしたらよいでしょうか?

 
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<解説>
社労士 外部研修会への参加は、次のような欠点があります。
 ・研修会の参加費用、会場までの交通費等がかかる。
 ・研修会に参加させている時間は本来業務ができない。他の従業員へ負担をかける。
 ・研修内容自体が会社や部下の求めているニーズとは異なっていて参考にならないこともある。
 
 しかし、研修会に参加することで、社内だけでは学ぶことのできない内容を知り、又は深く理解して、日頃の業務に活かすヒントを得られるでしょう。
 研修に主体的に参加している部下は多くのことを吸収しようと積極的になるので、とても勉強になります。一方、指示されて参加している部下にも、研修で学んだことをヒントにして業務の効率や質を高めてもらいたいものです。また、研修に参加することでモチベーションアップにもつながることが多いでしょう。そのような期待を込めて参加させていると思います。
研修報告書 欠点よりも効果が大きいことを狙って外部研修会に参加させるのですが、ご質問のように十分な効果を出せていないこともあるでしょう。
 
 外部研修会に参加させたときは、多くの会社では研修報告書(doc)(pdf)又は復命書を提出させて研修報告させています。研修参加の振り返りになったり、上司が研修内容を確認できたりするなど一定の意味はあるでしょう。しかし、それだけでは形式的なものになってしまい十分な効果が得られません。研修は、参加者自身が学んだことを実際にどう活用するかということにかかっています。実際の業務に活かせなければ、何にもなりません。
 
 そこで、お勧めするのは、研修会参加後に上司であるあなたから部下に直接声をかけてください。例えば、
 「研修会はどのような内容だったか?」
 「参考になることは何だったか?」
 「他の参加者とどんなディスカッション、意見交換をしたか?」
 
 「学んだことを職場で活かすためにはどうしたらよいか?」
 「職場の皆で、研修内容で勉強会をしてみてくれないか?」
など
 
 研修を業務に活かすための一言を投げかけてみてください。その一言が研修会への参加を効果あるものにするでしょう。
 なお、外部研修についての質問でしたが、、内部研修においても同様のことが言えます。
 
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<ポイント>
! 研修会に参加させた後は、上司であるあなたから直接、研修を業務に活かすための一言を投げかけてみてください。「研修会はどのような内容だったか?」「学んだことを職場で活かすためにはどうしたらよいか?」などです。

 
 
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5Sで期待できる効果~その2

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 5Sの考え方や必要性がわかりました。部下に5Sを実践させることにしますが、その他に注意すべきことがありますか?
 
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<解説>
社労士 以前(「5Sとは」で)「5Sで期待できる効果」として、効率・質・安全の3つの向上を挙げましたが、職場で組織的に5Sに取り組むことで、次のような別の効果も期待できます。
5Sで期待できる効果~その2 
1.考える力がつく
・知恵を働かし、工夫をする力がつく
・次の人や相手のことを考える力がつく
  相手や周囲の人のことを考えられるようになる
  後工程はお客様の考え方が身につく

2.自主性や実践力がつく
  現場を改善していくきっかけが、自主性や実践力を育む

3.チームワークの向上につながる
 
 これらは上司や先輩達からの指導があってはじめて身につき、効果が出てくるものです。ただ単に5Sをやれというだけではダメです。言葉を変えて言えば、5S実践の成否は上司や先輩達からの指導が行われるか否かということです。5Sが上手く進まないのであれば、自らの指導を振り返ってみましょう。
 なお、5Sに職場で初めて取り組むときに管理職も経験が十分でない場合は、部下と一緒になって考えたり、実践してみたりしてみてください。そのときに結果も大事ですが、それ以上に「次の人のことを考えること」「実践してみること」「チームのために頑張ること」 この3点を指導することを心がけてください。この考え方を継続すれば、5Sのテクニック的な部分は後から自然についてくるでしょう。
 
(PDFダウンロード)
 
 
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<ポイント>
! 5Sに取り組むことで、1.考える力がつく、2.自主性や実践力がつく、3.チームワークの向上につながるという効果も期待できます。そのためには上司や先輩達からの指導がなければいけません。
 
 
   
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5Sができていないときの潜在的な危険

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 5Sの考え方はよくわかりましたが、従業員に実践させるにはかなり労力と時間が必要だと思います。そこまでしなくてはならないのでしょうか?
 
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<解説>
社労士 5Sを実践するには、繰り返し教育をし、指導を行なわなければなりません。かなりの労力と時間が必要となることは間違いありません。しかし、それだけのことをする以上の効果があると思います。例えば、次のようなことは職場でよく起きているのではないでしょうか。
 
1.書類が整理されていない(新旧の書類が交ざっている)
→間違った書類に記入する可能性がある
 書き直しが必要となり、時間が取られる
 
2.必要な書類がすぐ取り出すことができない
→書類を探す時間がかかり、仕事に余裕がなくなる
 その結果、急いでやるためミスを起こしてしまう
5Sが出来ていない時の潜在的危険 
3.通路などに不要なものが置かれている
→お客様や職員が転倒する可能性がある
 ケガをした場合、治療費を負担したり、お客様の場合は損害賠償を求められたりすることがある
 評判が下がる
 対応に時間が取られ、ストレスになる
 
4.使用していない材料が保管されている
→本来使ってはいけない材料を間違って使う
 場合によっては、身体に影響を及ぼすことになる
 
5.仕事のやり方やお客様への対応方法がバラバラである
→標準が定まらないため、結果が読めない。お客様からは不満の声がでる
 
 このようなことが日常的に繰り返されていると、それに対応する時間は膨大なものになります。また、仕事の質そのものが悪くなり、お客様からの信頼性が低下してくるでしょう。
 
 (PDFダウンロード)

 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
<ポイント>
! 5Sを実践するには、繰り返し教育をし、指導を行なわなければなりません。かなりの労力と時間が必要となることは間違いありませんが、しかし職場に5Sが定着すれば、ひじょうに大きな効果がもらたされます。
 
 
  
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躾のポイント

<管理職からの質問>
管理職の困った顔 5Sの最後「躾」について教えてください。
  
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<解説>
社労士 5Sで言う「躾」は、決められたことをいつも正しく行なうことです。
 
①「整理・整頓・清掃・清潔」の取り決め
 「整理・整頓・清掃・清潔」で取り決めてきたことを、いつも、正しく行なわせてください。
 
②職場の規則やルールなど
 ①だけではなく、組織人として職場の規則やルールなどを、常に守らせることも当然です。そのためには、規則・ルール違反があったときに相互に注意・指導しあえる関係づくりにも努めてください。
 ・職場の規則やルール,マニュアル,手順書などの理解と遵守
 
③職場での礼儀・マナー
 社会人として求められる礼儀やマナーについても、いつも、適切に行なわせてください。
 ・正しい挨拶や言葉遣い
 ・社会人として相応しい身だしなみ
 ・その場に適した応対(お辞儀や会釈、マナー)
 
※管理職の率先垂範
 ①~③の指導や教育を行うには、まず管理職であるあなた自身が率先垂範し、部下の見本とならなければいけません。また、部下の躾をするためには「認める」「褒める」「励ます」「指導する」「注意する」これらを上手く使い分けて、指導・教育し、実践を繰り返させることが大事です。

 

 
 (PDFダウンロード)

 
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<ポイント>
! 5Sで言う「躾」は、①「整理・整頓・清掃・清潔」で取り決めたこと、②職場の規則やルール,マニュアル,手順書など、③職場での礼儀・マナーを、いつも、正しく行なわせることです。そのためには、管理職が率先垂範して部下に見本とならなければいけません。

 
 
  
  
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news letter 2012年01月号

tatsu明けましておめでとうございます。
当ブログにアクセスしていただき、ありがとうございます。
今年もよろしくお願いいたします。
 
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人事マネジメント研究所 進創アシスト 発行の「 news letter 2012年01月号 (pdf)」です。ダウンロードしてご覧ください。  http://blog.livedoor.jp/shinsou_assist/newsletter/201201.pdf

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