<管理職からの質問>
困った顔_ 部下から年次有給休暇の届出がきちんとできるようになれば、年休の管理はできそうですが、他になにか注意しておくことはありますか?
 
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<解説>
70be946f 前回の 年次有給休暇の管理と届出 では、部下からの年次有給休暇の届出のルールを決めましたが、きちんと管理をするためには、もう少し工夫を凝らしておきましょう。
 理由は部下がいくらきちんと届出をしても、上司がその処理を疎かにしていては管理できているとはいえません。上司がきちんと管理していることを部下に示すことが大切です。具体的には次のような工夫をお勧めします。工夫といっても、時間がかかったり、ややこしいものではありません。
 
(1)年休の届出を直接受け取り、その場で確認する
 部下から提出された年休の届出書を直接受け取って、その場で確認してください。上司の確認がルーズであると、部下の年休の届出も次第にルーズになります。
上司も年休の管理をする 
(2)行動予定表で“見える化”する
 職場で誰が、いつ年休を取るのかを上司や同僚の誰もがわかる“見える化”しておくことが望ましいでしょう。そのために、職場の従業員一人ひとりの行動予定表を明らかにしておくようにしてください。

 行動予定表は2つの形が考えられます。
 1つは、職場の誰もがすぐ目につく場所へホワイトボードを掲げ、それ使って「今日・明日の2日の行動予定」を部下自らに書かせます。年休取得だけではなく、行動先や居場所なども書かせておくことは当然です。これを部下に習慣づけるのは上司の役割です。そのためには習慣になるまでは上司がきちんとチェックして、指導を行なってください。習慣化できれば翌日のことまで一目でわかりますので、もしうっかり部下の年休取得を忘れていても慌てなくて済みます。
 
 もう1つは、「今月・来月の2か月の年休予定表」という書類を作成し、部下からの年休の届出があったら、すぐに上司が直接記入し、職場の決められた場所に保管しておきます。これも職場の誰もが確認できるように所定の位置に保管し、上司が書類を抱え込まないようにしてください。抱え込んでしまうと職場での“見える化”にはなりません。なお、上司が直接書き込むのは、上司がきちんと管理していることを部下に示すことと、誰もが勝手に書き込むのを防ぐ意味があります。
 
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<ポイント>
! 部下の年休管理を部下だけに任せず、上司もきちんと管理をしましょう。また、職場全体でも誰が、いつ休むのかを確認できるように“見える化”しておくことも管理の一つとして効果のある工夫です。
 
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<他社に学ぶ>
BlogPaint ある運送会社での出来事。従業員の殆どはトラックの運転手で、全国各地を飛び回っていました。変則勤務で管理職と顔をあわせることが少なくなったため次第に労務管理が疎かになってしまったのです。また、日常の業務報告・連絡をきちんとさせなかったので会社の指示命令ではなく、荷主の指示で働くようになってしまいました。そんな状態ですから運転手は荷主から仕事がないといわれたときには、会社に報告せず勝手に年休を取得する始末。
 しかし、この会社、当初は管理職がきちんと管理をしており、報告連絡、年休の届出など確実に行なわれていたのですが、その者が定年退職で管理職が変わってからは管理がルーズになり、上記のような状態。管理職の管理のし方で、部下が見事に正反対の行動をとった事例です。
 
 
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